Af en toe zijn er momenten dat wanneer je in staat bent om te visualiseren hoe iets wordt gedaan, het gemakkelijker te begrijpen is. Processtroomdiagrammen identificeren elke stap in een proces in een geschreven vorm die vergelijkbaar is met een kaart. Processtroomdiagrammen kunnen met name handig zijn wanneer organisaties de workflow willen stroomlijnen. Het stroomdiagram laat besluitvormers elke stap in het proces identificeren en ziet ook de interactie van de stappen. Process flowcharting is iets dat in elke organisatie kan worden bereikt.
Items die je nodig hebt
-
Ontmoetingsruimte
-
Papier
-
potloden
-
Wit bord met markeringen
-
"Post it-type" -notities
-
Tekstverwerkingssoftware
-
Flowchart-software
Verzamel teamleden in een rustige vergaderruimte. De ruimte moet groot genoeg zijn voor teamleden om zich te verplaatsen, adequaat afgezonderd, zodat de discussie geen invloed heeft op de rest van het kantoor en een wit bord heeft om de processtroom weer te geven zoals deze wordt besproken. Elk teamlid moet ook papieren / potlood- en 'post-it'-notities hebben.
Informeer het team over het proces dat moet worden uitgezet. Laat het team brainstormen over alle stappen in het proces. Schrijf de stappen op het witte bord. Maak je geen zorgen over welke stappen het eerst of het laatst komen - noteer gewoon elke stap in het proces. Wanneer alle stappen in het proces worden vermeld, komt u tot een consensus met het team dat elke stap is opgeschreven. Schrijf elke stap op een individuele "post it-type" -notitie. Wis het witte bord.
Bepaal welke stap het proces start. Steek die stap op het bord helemaal links. Bepaal welke stap het proces beëindigt. Plak die stap aan de rechterkant van het bord. Bepaal de tweede stap in het proces en plaats deze rechts van stap één. Ga door met dit proces met elke stap totdat alle stappen in het proces in de volgorde zijn geplaatst van de eerste stap links tot de laatste stap rechts. Dit proces vergt meestal enige toewijding tussen de teamleden om consensus te bereiken.
Ken toepasselijke symbolen toe aan elke stap in het proces. Een ovaal symbool wordt gebruikt aan het begin en het einde van het proces. Schrijf een ovaal over de opmerking "post-it-type" bij de eerste en laatste stap van het proces. Elke daaropvolgende actie wordt geïdentificeerd met het vierkant. Elke beslissing wordt geïdentificeerd met een diamant. Kom tot een consensus met elk teamlid over welk type symbool op welke noot gaat. Wanneer u klaar bent, tekent u lijnen van elke noot naar de volgende noot in het proces.
Analyseer het stroomdiagram. De meeste processen kunnen efficiënter worden gemaakt als het proces in een grafiek kan worden bekeken. Controleer op dubbele stappen of onnodige stopzetten van de werkstroom, zoals managergoedkeuringen of onnodige herschrijvingen.
Gebruik tekstverwerkingssoftware of stroomgrafieksoftware om een permanente kopie van het workflowproces te maken. Sla het processtroomdiagram op als een startpunt voor toekomstige verbeteringen van de processtroom.
