Voor veel bedrijven vertegenwoordigt inventaris het grootste fysieke bezit dat het bedrijf bezit. Deze bedrijven slaan hun voorraad op in magazijnen totdat ze deze in productie nodig hebben of aan een klant leveren. Het magazijnpersoneel verzorgt het ontvangstproces wanneer de voorraad bij leveranciers aankomt. Magazijnpersoneel beheert ook het verzenden van voltooide bestellingen naar klanten. Magazijnen vertrouwen op interne besturingselementen om ervoor te zorgen dat de inventaris nauwkeurig wordt geregistreerd en veilig wordt bewaard.
Sequentiële nummering
Interne controleprocedures omvatten het gebruik van volgnummering voor alle ontvangen documenten, verzenddocumenten en documentatie voor magazijntransfers. Sequentiële nummering vereist dat elk type document een nummeringssysteem bevat en dat elk formulier in volgorde genummerd is. Hierdoor kan het magazijn elk onafhankelijk formulier verwerken met behulp van het formuliernummer. Als er pagina's ontbreken, kan het magazijnpersoneel de specifieke pagina's identificeren op basis van de ontbrekende nummers.
Videocamera's
Interne controleprocedures omvatten ook het gebruik van videocamera's in het gehele magazijn. Videocamera's controleren alle activiteiten die plaatsvinden in het magazijn en alle bewegingen met betrekking tot de inventaris. Als de inventaris verdwijnt, controleert het bedrijf de video-opname. Alle ongeoorloofde overdrachten van de voorraad verschijnen op de video-opname en leveren het bewijs van de feitelijke gebeurtenis.
Segregation of Duties
Interne controleprocedures in het magazijn omvatten ook de scheiding van magazijnverantwoordelijkheden. Elke activiteit die in het magazijn plaatsvindt vereist meerdere werknemers om individuele stappen te voltooien. Wanneer een magazijn bijvoorbeeld een voorraad ontvangt, documenteert een medewerker de ontvangen hoeveelheden en producten, terwijl een ander die informatie invoert in het computersysteem. Een derde werknemer kan deze aantallen vergelijken met de pakbon van de leverancier.
Physical Inventory Audit
De controle van de fysieke inventaris vertegenwoordigt een interne controleprocedure die minstens eenmaal per jaar wordt uitgevoerd. Magazijnmedewerkers tellen fysiek elk voorraaditem en maken een record van de werkelijke hoeveelheid van elk artikel. De controle van de fysieke voorraad omvat het binnenhalen van niet-magazijnpersoneel om de inventaris opnieuw te inventariseren. Medewerkers vergelijken het tweede voorraadaantal met het eerste en identificeren eventuele discrepanties. Een andere groep werknemers vertelt de inventaris met tegenstrijdigheden om de uiteindelijke telling te bepalen. Nadat de definitieve voorraadhoeveelheden zijn bepaald, worden de systeemhoeveelheden aangepast om gelijk te zijn aan de telling van de audit.
