Het budget voor kantoorvoorziening is een uitsplitsing van de kosten die kan dienen als een uitgavenplan. In geschreven vorm geeft het budget aan hoe het bedrijf middelen besteedt voor benodigdheden die worden gebruikt in kantooroperaties. Het plan moet realistisch zijn, zodat het gemakkelijk kan worden begrepen en nageleefd. Het budget voor kantooraanvoer is een noodzakelijk hulpmiddel om de algehele kosten van een bedrijf te meten. Door een begroting op te stellen, kunt u de kosten efficiënt beheren en een redelijk bereik van de operationele uitgaven handhaven dat de bedrijfsinkomsten niet overschrijdt. Het basisbudget voor kantoorbenodigdheden bevat over het algemeen alleen de uitgaven die absoluut vereist zijn om een bedrijf effectief te laten werken. Het budget kan naar verloop van tijd worden verhoogd, indien nodig, terwijl het bedrijf groeit.
Bekijk de kantoorartikelen die essentieel zijn voor het runnen van het bedrijf. Maak een spreadsheet om items zoals pennen, verschillende soorten papier, markeringen, potloden, printerinkt, nietjes en nietjes, paperclips, bestandsmappen, verzendartikelen, enveloppen en plakband weer te geven. Zorg ervoor dat u items opneemt die specifiek zijn voor uw specifieke bedrijf. Als u bijvoorbeeld een back-up van gegevens of mediaopslag levert, hebt u cd's of dvd's en andere gespecialiseerde benodigdheden en apparatuur nodig.
Controleer de kosten van de artikelen en ontvang een maandelijks totaalbedrag voor elk artikel. Documenteer de berekeningen in de spreadsheet. Voeg alle individuele nummers voor elk artikel samen toe voor het maandbudgettotaal. Vermenigvuldig vervolgens het maandelijkse totaal met 12 voor het jaarlijkse budget voor kantoorbenodigdheden. Voeg nog eens 10 procent toe voor uitbreiding.
Onderzoek de verschillende leveranciers van kantoorbenodigdheden om de meest kosteneffectieve prijzen te vinden. Maak een afzonderlijke spreadsheet om gegevens van verschillende leveranciers te vergelijken voor de items die u regelmatig gebruikt om zaken te doen. Onafhankelijke leveranciers zullen vaak citaten aanleveren die u kunt overwegen. Bereken de leveranciersschattingen voor de geschatte maandelijkse gemiddelde kosten. Neem deze gegevens plus 10 procent op in de spreadsheet.
Vergelijk de totale leveranciersschattingen met uw huidige en oorspronkelijke schatting. Maak een kopie van de originele calculatiesheet van stap 1 om te gebruiken bij het overwegen van prijswijzigingen. Gebruik de nieuwe spreadsheet als sjabloon voor uw huidige budget. Pas prijzen aan voor artikelen die voor minder zijn gevonden bij verschillende leveranciers. Let op de leverancier, prijs en datum in de spreadsheet voor toekomstig volgen. Overweeg elk item in de lijst en verwijder de items die niet absoluut vereist zijn.
Evalueer en herzie het budget op maandelijkse basis. Gebruik een begrotingstool zoals die door Microsoft wordt aangeboden om de financiën van kantoorbenodigdheden te beheren. Ontwikkel een systeem voor consistente monitoring van het budget voor kantoorbenodigdheden. Regel de prijzen en het leveringsgebruik regelmatig aan. Pas het budget aan op basis van nieuwe bevindingen en trim indien mogelijk. Als er te veel geld wordt uitgegeven, onderneem dan stappen om kortingen op andere manieren te vinden door gebruik te maken van het aanbod van verkopen en andere leveranciers.
