Een kerkdatabase biedt basisinformatie over elk lid van uw gemeente met een klik van de computermuis. Voorbij zijn de dagen van de papieren adresboeken, met hun secretariële kip krassen en cross-outs als gezinnen evolueren en verhuizen. Met een database blijft alles georganiseerd en actueel, zodat u contactgegevens binnen een kerkfamilie kunt delen.
Verzamel de contactgegevens van iedereen die naar uw kerk gaat. U kunt dit doen door een formulier uit te geven voor congreganten om in te vullen bij een dienst of door een e-mail listserv te gebruiken, ofwel door een e-mailantwoord toe te staan of door te linken naar een online formuliersite zoals SurveyMonkey.com.
Geef voor elk gezin hun naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres op. U kunt ook verjaardagen, verjaardagsdatum en relevante informatie over elk kind opnemen, zoals leeftijd en speciale interesses.
Communiceer het doel van de kerkdatabase voor elk individu. Vraag de toestemming van de mensen voordat ze in een openbaar bestand worden opgenomen. Als ze niet willen dat hun gegevens worden gedeeld, kunnen ze het privé-bestand maken of niet-vermeld blijven.
Start een Excel-spreadsheet. De eerste kolom zou voor de namen van familieleden moeten zijn, gevolgd door een tweede kolom voor het huisadres. De derde kolom moet een telefoonnummer bevatten, een vierde kolom moet een e-mailadres hebben en een laatste kolom kan eventuele opmerkingen of zorgen bevatten waarvan het pastorale personeel op de hoogte zou moeten zijn.
U kunt dit ook in Microsoft Word, Open Office of een ander programma maken waarmee u een afdrukbaar, maar elektronisch bruikbaar bestand kunt maken dat op de computer kan worden opgeslagen of op een schijf kan worden opgeslagen.
Sla het bestand op nadat alle informatie is ingevoerd. Deze database moet ergens worden bewaard waar het gemakkelijk toegankelijk is voor degenen die het regelmatig gebruiken (zoals kerkelijk personeel), maar niet voor diegenen die de informatie niet nodig hebben. Overweeg het op een gedeelde harde schijf te plaatsen, of een wachtwoord dat het beschermt om snoopers buiten te houden.
Overweeg de aanschaf van een databaseprogramma dat is ontworpen voor kerken, zoals Servant Keeper. Uw Excel-spreadsheet zou in dit geval gewoon een concept zijn. Voer uw laatste, georganiseerde informatie opnieuw in in de daarvoor bestemde velden van het databaseprogramma. Sla je werk op.
Items die je nodig hebt
-
Computer met internettoegang
-
Contactinformatie voor alle congreganten die willen worden opgenomen
-
Secretaresse of vrijwilliger voor gegevensinvoer
-
Spreadsheet-programma zoals Microsoft Excel
-
Database software (optioneel)
Tips
-
Houd vertrouwelijke informatie vertrouwelijk. Respecteer de privacy van je congregatie. Controleer de spelling van namen en cijfers van telefoonnummers op nauwkeurigheid.
Waarschuwing
Als u een probleem hebt met de databasesoftware of denkt dat het defect is, probeer het dan niet te "repareren". U kunt waardevolle bestanden wissen. Gebruik in plaats daarvan het klantenservicenummer dat met de software is meegeleverd.
