Een Request for Proposal, ook bekend als een RFP, is een document dat u maakt wanneer u nieuwe goederen of services voor uw bedrijf moet aanschaffen. Een RFP beschrijft uw specifieke behoeften aan potentiële leveranciers en nodigt hen uit biedingen in te dienen die u kunt beoordelen, zodat u de leverancier kunt kiezen die het beste serviceniveau voor uw bedrijf biedt binnen het budget dat u toestaat. Hoewel er geen gestandaardiseerd formaat is voor het schrijven van RFP's, helpen deze stapsgewijze instructies u bij het creëren van een effectieve en duidelijke RFP voor elke zakelijke behoefte.
Items die je nodig hebt
-
Computer met tekstverwerkingsprogramma
-
Printer (voor mailing)
-
Papier (voor mailing)
-
Enveloppen / verzendkosten (voor mailing)
-
Internettoegang (voor e-mailen)
Bepaal uw behoeften. U wilt wat tijd spenderen aan het precies bepalen wat u vraagt en hoeveel u bereid bent ervoor te betalen. Een RFP zal zowel uw noodzakelijke "must-to-haves" (uw vereisten) als uw "nice-to-haves" (uw wensen) omvatten, maar zorg ervoor dat u identificeert wat een leverancier moet leveren of leveren om uw bedrijf te winnen.. Dit is een essentieel onderdeel van het proces - als u uw behoeften niet duidelijk kunt definiëren, krijgt u geen voorstellen terug die voldoen aan die behoeften.
Maak een schets. Nogmaals, hoewel er geen harde en snelle regels zijn voor het samenstellen van een RFP, geef je de meest nauwkeurige en specifieke informatie die je maar kunt. Op zijn minst zult u waarschijnlijk merken dat u sectiekoppen gebruikt die een inleiding bevatten (niet alleen een inleiding tot uw bedrijf, maar ook tot het project / de behoefte en hoe u deze behoefte zou willen zien), vereisten (de "hebben -to-haves "), de selectiecriteria die u zult gebruiken om te bepalen aan wie u het bod, het budget (hoeveel u bereid bent te besteden) en tijdslijnen (hoe snel u dit gedaan moet hebben) moeten toekennen. Mogelijk vindt u dat u secties toevoegt of verwijdert, zoals nodig voor uw specifieke RFP, of zelfs subsecties toevoegt voor extra informatie die een leverancier moet weten voordat hij biedt.
Maak een invulling van uw vereistensectie. Dit is meestal de langste sectie en de sectie die de meeste aandacht vereist. Zorg ervoor dat u aangeeft wat u moet doen, niet hoe u het moet doen, tenzij het proces een specifiek en essentieel onderdeel van het project is. Gebruik ook duidelijke woorden om onderscheid te maken tussen je "moet-ik-heb-ik-niet" (gebruik will, must en vereist) en "nice-to-haves" (may, can, en optioneel).
Schrijf uw RFP op. U kunt online zoeken naar voorbeeld-RFP's als u een writer's block hebt.
Spellingcontrole en proeflezen uw RFP. In sommige sectoren kan een misplaatste komma een groot verschil maken.
Distribueer uw RFP. U kunt het e-mailen of e-mailen naar potentiële leveranciers die u kent of deze op andere manieren beschikbaar stellen, zoals het plaatsen op de website van uw bedrijf.
Selecteer uw winnende bod.
Tips
-
Bereid uw RFP voor 8 - 10 weken voordat u het project of de service nodig hebt. Dit geeft tijd voor voorstellen om in te filteren en om de beste beslissing mogelijk te maken.
Bepaal vooraf welke selectiecriteria u zult gebruiken om het winnende bod te bepalen. Alle bedrijven hebben verschillende krachten en zullen hun voorstel aanpassen aan die sterke punten. Bent u op zoek naar de beste prijs, de meest ervaren leverancier of de snelste doorlooptijd?
U kunt van verkopers eisen dat zij hun voorstellen op een specifieke manier of in een specifiek formaat voorbereiden, maar vertel hen deze vereiste in de RFP.
Waarschuwing
De verkoper betaalt meestal zijn eigen voorstel / bod voor als een gangbare praktijk in de meeste sectoren. Misschien wilt u dit echter duidelijk in uw RFP spellen.
