Bedrijven, overheidsinstellingen en andere organisaties wijzen DLN's toe aan belangrijke documenten als een uniek identificatienummer. Hoewel DLN's in elke organisatie kunnen worden gebruikt, komen ze vooral voor bij financiële organisaties zoals banken en belastingkantoren. De Internal Revenue Service vertrouwt op DLN's om belastingaangiften en veel van zijn records bij te houden, inclusief beslissingen voor belastingvrijstelling.
Nummers van documentzoekers
Een documentlokalisatienummer is een uit meerdere cijfers bestaand nummer dat aan een specifiek document is toegewezen, zodat het document eenvoudig kan worden teruggeleid naar het oorspronkelijke bronbestand. Elke organisatie maakt zijn eigen protocol voor DLN's, maar de nummers zijn meestal precies opgemaakt. De eerste twee cijfers kunnen bijvoorbeeld de bron van het document aangeven, de volgende twee cijfers het type document en andere cijfers kunnen datum van creatie, categoriecodes en andere kritieke functies voor het document aangeven.
DLN's en belastingvrijstellingen
De IRS gebruikt DLN's om zijn determinatiebrieven en andere documenten met betrekking tot acties voor belastingvrijstelling bij te houden. Een typisch belastingdocument bevat verschillende gedetailleerde identificatiegegevens, zoals een werkgeversidentificatienummer voor een bedrijf of een sofinummer voor een persoon, samen met naam- en adresgegevens en de IRS-casemanager. Het bevat ook een 14-cijferig document locator nummer.
Formaat
De DLN's die door de IRS worden gebruikt voor belastingaangiften en voor belastingvrijstellingsdocumenten bevatten 14 cijfers verdeeld in zeven velden. Elk veld heeft een specifieke betekenis die nuttig is binnen het IRS-beheersysteem. Het eerste veld is bijvoorbeeld twee cijfers en vertegenwoordigt het IRS-verwerkingscentrum dat het vrijstellingsverzoek afgehandelt. Andere velden omvatten codes voor de belastingclassificatie, een datumcode en een blok- en serienummer om de details te identificeren van hoe het document werd behandeld en verzonden.
Voorbeelden
Organisaties zonder winstoogmerk publiceren soms IRS-bepalingsbrieven waarin de vrijgestelde status van de groep wordt vermeld. De letter bevat DLN's. De IRS publiceert zijn procedurele handleidingen voor het gebruik van DLN's voor documentbeheer. In de handleiding over geautomatiseerde verwerkingsprocedures van vrijgestelde organisaties worden gebruikers bijvoorbeeld geïnstrueerd om het systeem te ondervragen via DLN, het werkgever-identificatienummer of verschillende andere identificatiegegevens.
