Zelfs als u maar kort in uw baan bent geweest, weet u dat het bijhouden van nauwkeurige gegevens, het evalueren van de huidige inkooppraktijken, het zoeken naar nieuwe leverancierrelaties en ervoor zorgen dat uw systemen van werken efficiënt zijn ontworpen, de sleutels zijn tot een georganiseerde inkoopafdeling.. Of je nu net bent binnengehaald om een bestaande divisie te transformeren van chaotisch naar georganiseerd, of je wilt gewoon zeker weten dat alles efficiënt verloopt met weinig storingen, dit artikel kan je in de juiste richting wijzen.
Items die je nodig hebt
-
Computer
-
Software
-
Inkoopdocumenten
-
Beleidshandleiding
-
Geauditeerde opslag / voorraadbeheer
-
Beveiligingssysteem (optioneel)
Begin met het controleren van de bestanden en methoden van de inkoopafdeling om het huidige systeem te evalueren. Follow-up van artikelen die zijn besteld voor werknemers of afdelingen en de prestaties van geautoriseerde leveranciers controleren. Bezoek afdelingshoofden om hun eerdere aankoopervaringen te bespreken. Krijg feedback over hoe u de methoden voor verwerking, tracking en fulfillment van de afdeling kunt verbeteren.
Verkrijg toestemming om een nieuwe handleiding voor inkoopafdeling op te stellen op basis van feedback die is ontvangen van afdelingshoofden als er geen huidige handleiding is of als het duidelijk wordt dat de huidige versie niet werkt. Schrijf, bewerk en circuleer concepten naar pertinente besluitvormers. Stuur kopieën van de publicatie naar managers, zodat ze een referentiepunt hebben voor toekomstige inkoopaanvragen.
Controledocumenten die uw bedrijf gebruikt om inkoopactiviteiten uit te voeren. Controleer de taal van de inkooporder, reviseer de biedingsdocumentatie en -formulieren van uw bedrijf, evalueer het gemeenschappelijke aanvraagaanbod en ander papierwerk. Breng wijzigingen aan, indien nodig, om de beveiliging en efficiëntie van de levering van bestelde artikelen te vergroten.
Bekijk en analyseer de voorraad van het bedrijf met de voorraad die momenteel op of buiten het terrein is opgeslagen. Controleer alle voorraden tegen bestaande documentatie. Overtoeren van vlaggen en tekorten aan items die constant in vraag zijn, zoals kantoorbenodigdheden. Evalueer de manier waarop aankopen worden opgeborgen en opgehaald door pickers en packers. Verbeteringen aanbrengen in de manier waarop ze zijn opgeslagen om inefficiënties te verminderen.
Evalueer de huidige rekken, picking en verpakkingsactiviteiten, met name als slordigheid heeft geleid tot diefstal, onvoldoende voorraad en vertragingen bij het tijdig leveren van benodigdheden aan werknemers. Onderzoek de wijsheid van het installeren van een beveiligingssysteem, als dat nog niet het geval is, om te dienen als een afschrikmiddel voor misdrijven in opslagruimten.
Stel een kwaliteitscontroleprogramma in, zodat pickers, verpakkers, boekhouding en inkoop allemaal tegelijk kritieke informatie ontvangen over bevoorradingszendingen; vooral omdat de informatie betrekking heeft op nabestellingen, arbeidsstakingen, defecte of beschadigde goederen - onverwachte omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de ontvangst en de uitbetaling van materialen die via de inkoopafdeling binnenkomen.
Blijf op de hoogte van trends in de branche om nieuwe technieken te leren voor het organiseren van activiteiten voor inkoopafdelingen. Maak een overzicht van de voortgang van de boilerplate, zodat u het management methodisch kunt bijwerken over de status van items die ze op de order plaatsen, zodat u niet de helft van uw dag hoeft te besteden aan het beantwoorden van dezelfde vraag: "Wanneer kan ik verwachten dat ik de notitieblokken ontvang die ik heb besteld? in juli?"
