De afdeling inkoop is de basis van elk bedrijf en is verantwoordelijk voor alles wat te maken heeft met het bestellen van materialen en het omgaan met leveranciers. Een goede inkoopafdeling zal de kosten van gekochte goederen minimaliseren, leveranciers screenen op kwaliteit en bestellingen opvolgen van initiatie tot receptie. De kwaliteit van de inkoopafdeling kan een aanzienlijke invloed hebben op de winstmarges van een bedrijf.
Voorkom tekorten
De inkoopafdeling is verantwoordelijk voor het aanschaffen van materialen die nodig zijn voor de productie en het runnen van uw bedrijf. Om te garanderen dat materiaaltytekorten geen invloed hebben op de productiviteit, gebruiken inkoopafdelingen technieken zoals multiple sourcing. Meervoudig inkopen betekent dat meerdere leveranciers worden gebruikt om dezelfde goederen te leveren. Op deze manier, als er een probleem is met één leverancier, kunnen bestellingen naar een andere worden verhoogd om te compenseren.
Beperk uitgaven
De inkoopafdeling speelt een belangrijke rol bij het maximaliseren van de winst van uw bedrijf. Het vergelijkt prijzen en onderhandelt met leveranciers om uw bedrijf de best mogelijke prijs voor de benodigde goederen te bieden.
Leveranciers vooraf goedkeuren
Vooraf goedkeurende leveranciers kunnen het acquisitieproces versnellen voor zaken die uw bedrijf vaak nodig heeft. De inkoopafdeling evalueert leveranciers op prijs, kwaliteit, klantbeoordelingen en tijd om bestellingen in te vullen en produceert een lijst met goedgekeurde leveranciers.
Volg bestellingen
Bestellingen worden gedocumenteerd via bestelbonformulieren, die belangrijke identificerende informatie bevatten over bestelde materialen en de bestelde hoeveelheid. Deze formulieren worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de bestelde goederen worden ontvangen en om de tijd te meten die nodig is om de bestellingen te vullen.
Controleer facturen
De inkoopafdeling controleert facturen bij aankomst op juistheid, voordat deze worden doorgegeven aan de boekhouding. Het vergelijkt de factuur met het bestelformulier en de goederen die daadwerkelijk zijn ontvangen. Bovendien worden eventuele extra kosten onderzocht. Dit zorgt ervoor dat het bedrijf alleen betaalt voor de goederen die daadwerkelijk zijn ontvangen.
