Een algemene bestelling of bestelling is een bindend contract om goederen of diensten tegen een aangegeven prijs en voor een bepaalde tijd te kopen. Een algemene bestelling voegt zekerheid aan een bedrijf. Het gebruik van deze vorm van handel heeft veel voordelen. Overheidsinstanties of een particulier bedrijf kunnen een algemene PO gebruiken.
Inventaris
De PO maakt het voor de werknemers van de koper gemakkelijker om de juiste voorraadniveaus te berekenen en weet wanneer het tijd is om de benodigdheden opnieuw in te delen. Met de PO kan een koper de kosten beter beheersen door kostenbesparende maatregelen in te voeren, zoals een just-in-time voorraadsysteem.
Kostenbesparingen
Door offertes in te dienen, kunnen potentiële leveranciers het gevoel hebben dat de concurrenten een gelijke kans hebben op het bedrijf. Toegevoegde competitie betekent gunstige prijzen voor de koper. Met een stabiele prijs voor een vaste periode, dient de PO als een hedge tegen inflatie. Verhoogde concurrentie biedt de koper ook meer invloed bij het onderhandelen over betere contractvoorwaarden.
Zekerheid
Bedrijven houden van zekerheid. Met een algemene PO is er zekerheid voor zowel de leverancier als de verkoper met betrekking tot de kosten van de goederen of diensten. Beide partijen hebben zekerheid over hoeveelheid, prijs, leveringsvoorwaarden en betalingsvoorwaarden. De leverancier is zeker van de inkomsten die zijn bedrijf ontvangt. Als de bestelling groot genoeg is en de koper een bekend bedrijf is, kan de leverancier mogelijk de PO's gebruiken om een kredietlijn vast te stellen.
Het inkoopproces
Het samenstellen van een algemene PO codificeert het aankoopproces. Dit vermindert de tijd die wordt besteed aan herhalingsopdrachten en stelt kopers in staat zich te concentreren op andere taken. Een algemene PO verhoogt ook de netwerkcontacten van de leverancier voor toekomstige transacties. Dit laat een duidelijk auditspoor achter. Tijdens het biedproces kunnen leveranciers vervangende artikelen aanbieden die misschien beter zijn dan het origineel.
