IRS-formulier 1099 wordt gebruikt voor het rapporteren van niet-gelicentieerde inkomsten die gecontracteerde personen het hele jaar door maken, bijvoorbeeld voor werk dat ze hebben gedaan. Werkgevers zijn verplicht om 1099s in te dienen voor elke niet-gelegaliseerde persoon aan wie zij gedurende het kalenderjaar $ 600 of meer betalen. Formulier 1096 wordt gebruikt om de informatie op formulier 1099 naar de IRS te verzenden. Sommige werkgevers vinden echter dat ze na het indienen van formulier 1096 nog eens 1099 moeten indienen, meestal als gevolg van het per ongeluk verlaten van iemand uit het proces. Wanneer u na het indienen van het formulier 1096 nog eens 1099 bestanden bij de hand hebt, is het proces om een 1099 toe te voegen tamelijk eenvoudig en u hebt gewoon wat extra papierwerk nodig.
Voltooi uw 1099
Zodra u uw fout ontdekt en beseft dat u na het indienen van het formulier 1096 nog eens 1099 bestanden moet indienen, hoeft u alleen het 1099-formulier in te vullen dat u de eerste keer hebt gemist. Voer de informatie in zoals u zou doen als u dit oorspronkelijk had gedaan. U zult zien dat er bovenaan het formulier twee vakjes zijn, een met de tekst "Leeg" en de andere met de tekst "Gecorrigeerd". U zult geen van beide controleren omdat u een oorspronkelijk ingediend 1099-formulier niet corrigeert. U dient een extra in.
Als u klaar bent, hoeft u niet alleen het 1099-formulier in te dienen bij de IRS, maar ook bij de gecontracteerde medewerker zodat zij er een heeft voor haar archieven en archiveringsdoeleinden. Kopie B gaat naar de gecontracteerde werknemer, maar als u te laat bent in het belastingseizoen, krijgt u dit mogelijk nadat zij het belastingjaar heeft aangevraagd. Om deze reden is het het beste om uw belastingen en vereiste formulieren vroeg in het jaar te doen. Op die manier hebt u voldoende tijd vóór de belastinglimieten om eventuele fouten te corrigeren. De IRS stelt voor om 1099 documentatie samen met formulier 1096 vóór 28 februari in te dienen.
U kunt de IRS-kopie en uw 1096 naar het IRS-verzendadres sturen dat voor uw regio is verstrekt, of u kunt een e-bestand gebruiken, ervan uitgaande dat u software hebt die deze volgens de IRS-richtlijnen zal formatteren.
Do not File an Amended 1096
U zult waarschijnlijk geneigd zijn om een manier te vinden om een gecorrigeerde 1096 in te dienen voor degene die u al hebt ingediend. Doe dit niet. In plaats daarvan moet u een gloednieuwe 1096 indienen om op te treden als een voorblad voor de extra 1099 die u indient. U hoeft geen gecorrigeerde 1096 in te dienen. De IRS wil ook geen kopieën van de formulieren die u eerder hebt ingediend. Het nieuwe formulier wordt gewoon toegevoegd aan wat u al heeft ingediend.
Trek een lege versie van formulier 1096 omhoog en voer alle contactgegevens in die u de eerste keer heeft ingevoerd. Typ '1' in vak 3 met de tekst 'Totaal aantal formulieren', omdat u maar één formulier toevoegt. U moet ook het totale bedrag vermelden dat u rapporteert, maar alleen voor de 1099 die u aan dit formulier toevoegt. Voeg geen informatie toe over de 1099's die u eerder heeft ingediend. Dit is alleen voor het aanvullende formulier.
Waar kunt u de benodigde belastingformulieren vinden?
Het goede nieuws is dat als u na het indienen van het 1096-formulier nog eens 1099 moet indienen, u gemakkelijk toegang hebt tot de benodigde formulieren. U kunt op elk gewenst moment naar de IRS-website gaan en de benodigde formulieren downloaden, invullen en verzenden voor verwerking. Vergeet niet dat het niet nodig is om een gecorrigeerde 1096 in te vullen. Je moet nieuwe documentatie en een extra 1099 opsturen.
Waar u de formulieren naartoe stuurt, is afhankelijk van de staat waarin uw bedrijf zich bevindt. U kunt het juiste IRS-adres vinden in de documentatie bij Form 1096. Afhankelijk van waar uw bedrijf zich bevindt, stuurt u uw documentatie naar een IRS-locatie in Texas, Missouri of Utah.
