Hoewel schriftelijke communicatie verschillende duidelijke voordelen heeft ten opzichte van mondelinge communicatie, zoals ondubbelzinnigheid in betekenis, gemakkelijke replicatie en duurzaamheid, is geschreven communicatie niet altijd de beste keuze voor zakelijke, academische of persoonlijke communicatie. Als u de nadelen van geschreven communicatie begrijpt, bepaalt u de beste manier van communiceren voor elke situatie.
Onpersoonlijkheid
Geschreven communicatie is minder persoonlijk dan mondelinge communicatie, waardoor het minder ideaal is voor emotionele boodschappen. De meeste mensen vinden bijvoorbeeld dat belangrijk nieuws, zoals ontslagen worden, een promotie krijgen, een relatie beëindigen of een huwelijk voorstellen, persoonlijk worden gecommuniceerd. Communiceren via schrijven of e-mail is ook minder effectief dan persoonlijke communicatie bij het opbouwen van persoonlijke relaties.
Mogelijkheid van Miscommunicatie
Schriftelijke communicatie omvat geen nuances van toon of gezichtsuitdrukking, waardoor miscommunicatie waarschijnlijker is. Humor en sarcasme zijn vooral moeilijk om over te brengen in schriftelijke communicatie en kunnen worden geïnterpreteerd als beledigingen. Dit dwingt mensen om op een meer formele, serieuze toon te schrijven, wat bijdraagt aan de onpersoonlijke aard van schriftelijke communicatie.
Gebrek aan onmiddellijke feedback
Mondelinge communicatie genereert in het algemeen ogenblikkelijke verbale en non-verbale feedback, wat vaak de volgende opmerkingen van de spreker aangeeft. Schriftelijke communicatie mist dit belangrijke element, en zelfs met sommige vormen van digitale communicatie zoals sms'en of instant messages, missen de schriftelijke antwoorden de spontaniteit van mondelinge communicatie. Schriftelijke communicatie kan niet onmiddellijk worden aangepast aan de behoeften van een publiek, een vraag verduidelijken of reageren op een weerwoord. Als er miscommunicatie optreedt, komt de schrijver er mogelijk niet op tijd op uit om dit te corrigeren.
Kosten, materialen en opslag
Schriftelijke communicatie duurt vaak langer dan mondelinge communicatie, dus het kan voor bedrijven duurder zijn. Daarnaast vereisen papieren kopieën van geschreven communicatie printers, inkt en papier en nemen ze ook opslagruimte in beslag.In veel gevallen moet ook elektronische communicatie worden opgeslagen, hoewel de kosten van dergelijke opslag in termen van ruimte en kosten veel lager zijn dan die voor papieren opslag. Het is onbedoeld verloren of vernietigd of papieren of elektronische opgeslagen materialen onopzettelijk verloren gaan.
Aansprakelijkheid
De duurzaamheid van schriftelijke communicatie kan een aansprakelijkheidsprobleem veroorzaken. Bijvoorbeeld, terwijl gesproken opmerkingen gemakkelijk over het hoofd worden gezien, kunnen e-mails, memo's en andere documenten als bewijs worden gebruikt in de rechtszaal, zelfs jaren nadat ze zijn geschreven. Bovendien maakt de eenvoudige replicatie van schriftelijke communicatie het riskanter; terwijl een gesproken off-colour-grap een paar mensen beledigt, kan een ongepaste e-mail onmiddellijk worden doorgestuurd naar duizenden ontvangers.
