"Het is beter om het op schrift te krijgen" is een van de meest gesproken waarschuwingen in de zakenwereld. Door te schrijven heb je vertrouwen in de deal alsof ze worden beschermd omdat alles duidelijk tot uitdrukking komt. Als u zaken doet, kunt u uzelf op de pagina uitleggen en een verschil maken in onderhandelingen en communicatie, niet alleen met zakencollega's maar met klanten en prospects.
Wat zijn de basiselementen van communicatie?
Mensen communiceren op drie manieren: verbaal, non-verbaal en via geschreven woord. Effectief spreken en zelfverzekerde non-verbale taal gaan een lange weg in het uitdelen van een deal tijdens een lunch of netwerken in een menigte, maar het is schrijven dat de lijst leidt naar werkvaardigheden gezocht door werkgevers.
Niet iedereen kan een kamer werken, en niet iedereen kan een pagina beheersen, maar als je zowel mondelinge communicatie als effectief schrijven onder de knie kunt krijgen, is het een een-tweetje in de carrière dat maar weinigen echt landen.
Of het nu gaat om persoonlijk communiceren, over video, in e-mail, aan de telefoon of via sociale media, het is van cruciaal belang dat de boodschap begrepen wordt. Maar communicatie is tweerichtingsverkeer. In staat zijn om jezelf te uiten is belangrijk, maar luisteren is goud, vooral in het bedrijfsleven. Luisteren hoort bovenaan de richtlijnen voor effectieve mondelinge communicatie te staan. Echt horen (of lezen) wat uw collega's, werkgevers en klanten zeggen, dat absorberen en beantwoorden op een manier die tegemoet komt aan hun behoeften en zorgen, is de grootste vaardigheid die u ooit zult beheersen - en een die evenveel lonend zal zijn in uw privéleven.
Wat is schriftelijke communicatie?
Schrijven wordt vandaag meer gebruikt dan op enig moment in de menselijke geschiedenis. Van Facebook-updates en e-mailontploffingen tot tekstberichten en zakelijke rapporten, overal zijn woorden te vinden. Schriftelijke communicatie is alles dat woorden en taal gebruikt die op het scherm, op de muur of op het whiteboard worden gedrukt of geschreven om een boodschap over te brengen.
Hoe u uw woorden gebruikt, kan en zou moeten variëren, afhankelijk van het platform waarmee u uzelf uitdrukt. In zaken betekent het een beetje meer formeel zijn. Op zakelijke pagina's van Facebook betekent dit dat het een beetje minder formeel is. In e-mails betekent het duidelijk, maar beknopt zijn. De legendarische communicatieschrijver Marshall McLuhan zei ooit: "Het medium is de boodschap" en vandaag is dat nog steeds waar, maar het medium definieert de berichten.
Demystifying Written Communication
Elke professionele schrijver wordt vaak door anderen verteld dat ze "zoveel geluk hebben" dat ze goed kunnen schrijven, omdat de meeste mensen klagen over het feit dat er iets verloren gaat tussen de hersenen op de pagina.
Maar schrijven is net als elke vaardigheid of talent: hoe meer je het doet, hoe beter je wordt. Doe het niet en je zult elke keer falen. Wanneer u meer begint te schrijven, doe het dan trager en met meer aandacht, en al snel krijgt u meer zelfvertrouwen en zullen de woorden sneller kloppen. Dagelijks een dagboek schrijven voor een hersenstort, omdat dit je geest helpt om helderder te zijn, wat op zijn beurt weer helpt bij andere schrijfpogingen.
En altijd, altijd bewerken. Het verschil tussen iemand die denkt dat ze amper redelijk zijn in het schrijven en de professionele schrijver gaat niet alleen over vaardigheden of oefenen of die ontastbare gave van talent - het gaat ook allemaal om het bewerken. De meeste professionele schrijvers bewerken een of twee keer niets, ze bewerken meerdere keren. Denk er tijdens het bewerken aan alsof je geen idee hebt waar je over hebt geschreven en lees het alsof je het de eerste keer leest. Lees het zodat je de stem in je hoofd hoort en als je tijdens het lezen struikelt over iets, komt dat waarschijnlijk omdat je die gedachte niet duidelijk hebt uitgedrukt. Probeer de zin te herschrijven, opnieuw in te delen of meer specifieke woorden te vinden. En dan opnieuw bewerken.
Wat zijn de elementen van effectief schrijven?
Woordkeuze, syntaxis, interpunctie en stijl zijn allemaal voor de hand liggende elementen van effectief schrijven. Zonder hen wordt de rest niet als geloofwaardig beschouwd.
Maar dat doet er niet toe als er geen goed centraal idee of doel achter het schrijven zit. Waar is de communicatie voor en wat moet worden begrepen? Of, in de taal van vandaag, wat is de afhaalmaaltijd?
Dan moet het goed georganiseerd zijn. Het idee moet in de beginparagraaf in grote lijnen worden ingevoerd en in de volgende paragrafen worden toegelicht of uiteengezet. Stel dat de persoon die het leest niet zo bekend is met het onderwerp en duidelijk uitleggen, maar zonder paternalistisch te zijn. Ondersteun het idee met bewijsmateriaal of voorbeelden of gebruik citaten die het bericht dat u overbrengt ondersteunen.
Sluit af met een verwijzing naar het idee dat je in de opening hebt uitgesproken, maar vermijd clichés zoals 'tot slot'.
Stel dat u bijvoorbeeld een werk-e-mail opent met zoiets als: "De laatste tijd is er wat discussie geweest over het creëren van meer klantgerichte documentatie om de communicatie te verbeteren en het vertrouwen te vergroten. Ik steun deze suggestie omdat … "Een grote conclusie zou teruggaan naar deze opening, zoals:" Uiteindelijk lijkt meer klantgerichte correspondentie een andere lastige verantwoordelijkheid te lijken, maar ik geloof dat de uitbetaling zou komen door uiteindelijk minder vragen te ontvangen uit de blauw en het creëren van een betere permanente dialoog en meer vertrouwen. Ik kijk er naar uit om dit in meer detail te bespreken."
Handig boeken en apps schrijven
Het is jammer om te worden beoordeeld op zaken als interpunctie, omdat het niet gemakkelijk voor iedereen is, maar de realiteit is dat mensen de neiging hebben om meer gerespecteerd en vertrouwd te zijn wanneer ze zich goed schriftelijk uitdrukken.
Als je vaak woorden verloren hebt omdat je onzeker bent over je grammatica, syntaxis of interpunctie, ben je nog lang niet alleen.
Tegenwoordig heeft software zoals Microsoft Word basisbewerkingen voor grammatica en syntaxis, dus gebruik deze voor eerste concepten. Maar er zijn nieuwe spelers in het blok, zoals de Hemingway Editor-app, die ook een desktopsite heeft, waar je je schrijven kunt kopiëren en plakken om duidelijk gemarkeerde secties weer te geven waarin je verkeerd gaat met suggesties om deze te verbeteren. Zelfs professionele schrijvers gebruiken deze app.
Een aantal boeken is ook geliefd door profs te schrijven, zoals William Strunk's "Elements of Style" en Stephen Kings "On Writing _." _
Basic Business Writing Tips
- Stop en Denk. Schrijvers denken voordat ze schrijven, en het maakt het verschil duidelijk te zijn. Heb een plan voordat je begint. Begraaf het niet. Houd je hoofdidee voorop en midden. Begin daar, plak het niet drie alinea's naar beneden.
- Houd het goedkoop en eenvoudig. Stop met het gebruik van $ 5 woorden - haal de waarde van je geld door eenvoudig en duidelijk te spreken. Zeg "gebruik", niet "gebruik". Gebruik geen jargon, probeer niet slim te klinken, laat jouw ideeën wees slim. De dagelijkse taal zal uw ideeën veel beter weergeven en u zult zich meer op uw gemak voelen tijdens het schrijven - en het zal laten zien wanneer anderen het lezen.
- Verspil geen woorden. Gebruik zo min mogelijk woorden en vermoord zinnen van meerdere woorden. "Eindresultaat" moet gewoon "resultaat" zijn en er zijn zoveel meer voorbeelden. (Microsoft Word is geweldig om deze woordverspillende uitdrukkingen te wijzen)
- Verminder bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden. Gebruik specifieke woorden. Een "vierdeursauto" is een sedan. Snel rennen is "sprinten". Gebruik een thesaurus om uw keuzes te verbreden.
- Schrijf meer en lees meer om beter te worden. Het lezen van meer boeken zal u helpen uw hoofd op een betere plaats te krijgen om te schrijven. Door dagelijks te schrijven, in een dagboek of in een lange Facebook-post voor uw bedrijf, krijgt u meer zelfvertrouwen om uzelf uit te drukken.
- Ken je publiek altijd. Voor wie je schrijft, kun je veranderen wat je zegt en hoe. Let op wie jou leest.
- Stuur nooit je eerste versie. Zelfs professionele schrijvers stoppen met het herlezen en herwerken van hun e-mails. De eerste versie is nooit perfect.
- Bewerken, bewerken, bewerken, bewerken. Bewerken zal je leven veranderen.
