Robert Kent, voormalig decaan van de Harvard Business School, zei het het beste: "In zaken is communicatie alles." Vaak genoemd een zachte vaardigheid, communicatie biedt een essentiële link tussen alle kernfuncties in een organisatie. Wanneer medewerkers en administratie effectief betrokken zijn bij alle vormen van schriftelijke en mondelinge communicatie, verbetert de organisatie haar winstgevendheid en geloofwaardigheid binnen het bedrijfsleven.
Standaardiseer communicatiemethoden. Elk individu binnen een organisatie heeft een voorkeursstijl voor communicatie: e-mail, voicemail, memo's, bedrijfsintranet of persoonlijke gesprekken. Problemen ontstaan wanneer medewerkers sterk afhankelijk zijn van een bepaalde methode, zoals memo's, en vermijden om rechtstreeks met collega's om te gaan. Als u een manager of supervisor bent, geeft u duidelijk de gewenste communicatiemethode voor specifieke situaties aan alle werknemers.
Meer persoonlijke communicatie bevorderen. Medewerkers kunnen vakkundig feitelijke informatie elektronisch communiceren via e-mail, intranetten, faxen en voicemail. Maar ze moeten een directere benadering gebruiken bij het omgaan met menselijke emoties; bijvoorbeeld promoties, demoties, berisping, meningsverschillen en felicitaties.
Oefen actief luisteren. Ga verder dan alleen luisteren naar de inhoud van iemands spraak. Luister naar de hele persoon door zorgvuldig gezichtsuitdrukkingen, gebaren en veranderingen in houding te observeren. Luister zonder oordeel en onthoud je van onderbrekingen. Herhaal met gepaste tussenpozen wat u denkt dat u gehoord hebt en vraag de medewerker om verdere verduidelijking.
Respecteer diversiteit. De werkplek is niet langer een homogene; werknemers weerspiegelen verschillen in leeftijd, ras, etniciteit, fysieke vermogens en seksuele geaardheid. Als manager of supervisor moet u rekening houden met verschillende communicatie- en werkstijlen. Sommige Aziatische werknemers zijn bijvoorbeeld niet altijd op hun gemak bij direct oogcontact. In dergelijke gevallen kan face-to-face communicatie lastig en stressvol zijn.
Verhoog de werknemersparticipatie tijdens vergaderingen. Benoem een andere facilitator bij elke vergadering; dit geeft elke medewerker de gelegenheid om zijn leiderschaps- en communicatievaardigheden te verbeteren. Begin elke vergadering met een andere ijsbreker en vraag actief advies aan de rustiger werknemers.
