Voor de meeste managers is het disciplineren van werknemers een van de meest ongemakkelijke ervaringen waarmee ze te kampen hebben. Managers zijn verantwoordelijk voor het schrijven van disciplinaire actiebrieven die in personeelsdossiers blijven om het onrecht van de werknemer te documenteren. Deze brieven hebben twee functies: de werknemer op de hoogte stellen van wat er met hem zal gebeuren als gevolg van zijn overtreding en die als een permanente registratie van wangedrag van werknemers in zijn dossier fungeren.
Laad de printer met briefhoofdpapier van het bedrijf. Deze brief wordt onderdeel van het officiële dossier van de werknemer, dus u moet het juiste protocol volgen.
Typ de volledige datum. Sla een regel over en typ de naam van de werknemer en het bedrijfsadres. Zelfs als u de brief niet daadwerkelijk post, zal het volgen van het juiste briefformaat de indruk wekken van professionaliteit.
Begin met de letter door de naam van de werknemer in te typen, gevolgd door een dubbele punt. Sla een regel over.
Start de eerste alinea door duidelijk de aard van de overtreding te vermelden. Raadpleeg het handboek van uw bedrijf, zodat de werknemer de regel zelf kan opzoeken. Geef specifieke details over de overtreding, zoals de datum waarop het incident zich heeft voorgedaan en vermeld eventuele andere werknemers die betrokken waren.Het duidelijk vermelden van deze informatie zal u helpen als de medewerker de disciplinaire maatregelen betwist en de zaak voor de rechtbank neemt.
Leg in detail uit wat de werknemer verkeerd heeft gedaan en hoe ze in de situatie had moeten handelen. Medewerkers overtreden soms regels omdat ze ze niet duidelijk begrijpen, dus een uitleg van de overtreding en de juiste informatie helpen voorkomen dat ze de overtreding voor de tweede keer begaat. Aanbieden om de medewerker te ontmoeten om de kwestie in detail te bespreken.
Geef de werknemer de gelegenheid om de overtreding goed te maken, bijvoorbeeld door een formele verontschuldigingbrief aan de andere partij te sturen. Informeer hem over de deadlines voor het indienen van het antwoord of de brief.
Vertel de werknemer duidelijk en bondig wat ze als gevolg van deze overtreding kan verwachten. Geef gepaste details voor haar huidige straf, zoals de data van eventuele hoorzittingen of effectieve datums voor de beëindiging van haar dienstverband, indien van toepassing. Als de werknemer een progressieve disciplinaire actie als resultaat van verdere inbreuken kan verwachten, informeer haar wat die straffen zullen zijn.
Geef de medewerker de informatie over het beroepsproces, indien van toepassing.
Vraag de werknemer om een formeel antwoord voor zijn dossier; vaak zal dit antwoord in de vorm van een formele brief zijn. U hebt deze documentatie voor het dossier van de werknemer nodig voor het geval hij de zaak voor de rechter haalt.
Typ je volledige naam en titel. Druk de letter af en teken uw naam over uw getypte naam in blauwe of zwarte inkt.
Maak verschillende kopieën van de brief. Bewaar één kopie in het werknemersbestand, geef een andere aan de advocaat van uw bedrijf en bewaar een andere voor uw eigen administratie.
Mail de brief naar de medewerker of geef deze aan hem voor een personeelsvertegenwoordiger of administratief medewerker. U hebt een bevestiging nodig dat de medewerker de officiële melding heeft ontvangen.
Tips
-
Houd de toon professioneel en feitelijk. Deze brief kan naar de rechter gaan als de werknemer de disciplinaire maatregelen betwist en u wilt altijd professioneel en eerlijk overkomen.
