Zakelijke etiquette in Japan is formeler dan in de Verenigde Staten en andere westerse landen. Respect voor autoriteit is essentieel, dus je moet superieuren aanspreken met veel meer respect dan iemand van gelijke rang. Zelfs met leeftijdsgenoten wordt van u verwacht dat u een professionele toon behoudt en ze aanpakt op manieren die blijk geven van respect voor hun reputatie.
Gebruik de achternaam van de persoon. Japanse zakenmensen benaderen elkaar bijna nooit met hun voornamen. Het gebruik van achternaam is het standaardadres als u iemand niet kent en verplicht is in zakelijke relaties. Voeg 'san' toe na de achternaam van de persoon. Het woord "san" is een courtesy-titel die lijkt op "Mr." in Engels. Als de achternaam van de persoon bijvoorbeeld Tanaka is, zou je hem 'Tanaka-san' noemen. Een vergelijkbare titel, "kun," wordt gebruikt voor mensen jonger dan jij of van gelijke of lagere rang. Het is niet zo beleefd als "san" en wordt nooit gebruikt bij het toespreken van meerderen of als vrouwen elkaar aanspreken.
Volg de leiding van de persoon. Wederkerigheid is een belangrijk onderdeel van de Japanse etiquette, dus er wordt van je verwacht dat je eventuele beleefdheden of groeten van je gastheer retourneert. Laat hem tijdens het begroeten van een Japanse zakenman de toon zetten voor de interactie. Als hij buigt, buig je voor hem voordat je hem toespreekt. Als hij reikt om je hand te schudden, schud dan de hand in plaats van te buigen. Als hij je zijn visitekaartje aanbiedt, neem het dan zorgvuldig en bied hem het jouwe aan. Het uitwisselen van visitekaartjes is ceremonieel en een belangrijk onderdeel van de Japanse introducties. Zelfs als u een Japanse ondernemer op de juiste manier toespreekt, kunt u als onprofessioneel worden beschouwd als u niet bent voorbereid op de uitwisseling van visitekaartjes.
Besteed aandacht aan hiërarchie. Sociale status is duidelijk gedefinieerd en wordt altijd gerespecteerd in Japan. Wanneer u een groep Japanse zakenmensen begroet, spreek dan eerst de hoogste leidinggevende aan. In een groepssetting staan Japanse zakenmensen vaak op basis van hun rang, dus de hoge ambtenaar zal waarschijnlijk een prominente positie binnen de groep innemen.
Vermijd te veel contact. Japanners houden niet van publieke uitingen van genegenheid en raken elkaar zelden in het openbaar. Als ze groeten, buigen ze meestal, hoewel ze vaak hand geven met westerlingen. Wanneer u een Japanse zakenman begroet, moet u geen lichamelijk contact beginnen en houdt u niet te lang oogcontact, omdat dit wordt beschouwd als een teken van onbeschoftheid en gebrek aan respect.
Wees genderspecifiek. In tegenstelling tot het Engels, dat dezelfde woorden gebruikt, ongeacht het geslacht, gebruikt Japan verschillende woorden bij het spreken tegen of over mannen en vrouwen. Zorg ervoor dat je de mannelijke woordvorm gebruikt wanneer je met een zakenman spreekt. Van vrouwen wordt verwacht dat zij een meer beleefde stijl van spreken hanteren dan mannen. Als je een vrouw bent die een Japanse zakenman aanspreekt, moet je nog formeler zijn dan je mannelijke tegenhangers.
