Een oorzaak- en effectdiagram wordt gebruikt om de relatie tussen een uitkomst en de factoren die bijdragen aan de uitkomst in kaart te brengen. Het identificeren van de grondoorzaken of de redenen van een effect wordt gedaan met behulp van een "visgraatdiagram" dat is uitgevonden door Kaoru Ishikawa, volgens Balanced Scorecard. Het gebruik van een oorzaak- en gevolgdiagram biedt een georganiseerd formaat dat gemakkelijk te lezen is. Het identificeert ook gebieden die extra gegevens nodig hebben en geeft variaties in een proces en de oorzaak aan.
Definieer het effect door de uitkomst te identificeren en te vermelden. Gebruik een zin voor uw effect die aangeeft of de uitkomst positief of negatief is. Plaats het in een vak helemaal rechts en begin met het diagram.
Trek een horizontale pijl naar het vak met het effect. De pijl zou links van de pagina moeten beginnen en rechtdoor gaan.
Identificeer de hoofdcategorieën die de mogelijke oorzaken bepalen. Gebruik indien mogelijk de 3M's en P (materialen, methoden, machines en personen) of de 4P's (procedures, mensen, beleid en plant), met omgeving als een vijfde categorie. Schrijf de categorieën over de regel links van het effectvak en teken een vak rond elke categorie.
Maak subvertakkingen van de categorieën die de factoren of oorzaken vertegenwoordigen. Plaats zo veel mogelijk langs de lijn van het categorievak naar de pijl. Gebruik beide zijden van de pijl om de oorzaken vast te houden.
Plaats aanvullende detailniveaus langs de subcategorieën van de categorieën. Verleng de pijlen naar buiten, voeg zo nodig details toe. Analyseer uw oorzaak- en effectdiagram om de oorzaken te bepalen die moeten worden scherpgesteld en omcirkeld.
