De structuur van een inkooporganisatie varieert van een persoon met verantwoordelijkheid voor inkoop tot een grote gecentraliseerde afdeling of gedecentraliseerde organisatie met inkoopprofessionals die op afzonderlijke locaties of bedrijfseenheden werken. Het verkrijgen van de juiste structuur is essentieel, omdat inkoop volgens de Reference for Business doorgaans de helft van de uitgaven van een organisatie voor zijn rekening neemt. Het speelt ook een belangrijke rol in de concurrentiestrategie van een bedrijf.
Individuele inkoopverantwoordelijkheid
In een startende of kleine onderneming kan een persoon zoals de financieel directeur de verantwoordelijkheid voor de aanschaf nemen. Als alternatief kunnen individuele leden van het managementteam, zoals de productiemanager, officemanager of marketingmanager, producten of diensten aanschaffen om aan hun eigen afdelingsvereisten te voldoen. In dit scenario zou het bedrijf geen consistente inkoopprocedure hebben en zou het geen koopkracht missen om betere deals te sluiten van een gefragmenteerde groep leveranciers.
Inkoopafdeling
Naarmate het groeit, kan het bedrijf een inkoopmanager aanstellen met beroepskwalificaties. Het bedrijf kan ook een of meer inkoopassistenten aanwerven als de schaal van inkoop toeneemt. De manager of het team neemt de verantwoordelijkheid op zich voor het kopen van benodigdheden voor alle afdelingen, het bespreken van hun vereisten, het identificeren van leveranciers en het verwerken van bestellingen. Door inkoop te coördineren, kan het bedrijf grotere orders plaatsen bij voorkeursleveranciers. Het kan mogelijk zijn om lagere tarieven te bedingen en consistente kwaliteitsnormen op te leggen aan leveranciers.
Gecentraliseerde inkoopstructuur
Bedrijven met een aantal locaties, operationele divisies of bedrijfseenheden hebben de keuze om gecentraliseerde of gedecentraliseerde structuren te beheren. In het gecentraliseerde model neemt een enkele inkoopafdeling de verantwoordelijkheid voor de aanschaf namens het bedrijf. De afdeling, die kan bestaan uit een inkoopdirecteur, managers en assistenten, legt in de hele organisatie standaardbeleid en -procedures op met als doel de kosten te verlagen, de inkoopefficiëntie te verhogen en consistente kwaliteit te bereiken. Om de service naar verschillende locaties te verbeteren, kan de afdeling specialisten aanwijzen die verantwoordelijk zijn voor de aankoop van specifieke bevoorradingscategorieën.
Gedecentraliseerde inkoopstructuur
In het gedecentraliseerde model delegeert het bedrijf inkoopautoriteiten naar locaties en divisies. Aanbestedingsmanagers en assistenten kopen goederen voor lokale behoeften, hoewel ze mogelijk ondersteuning krijgen van een kleine centrale eenheid. Hoewel een gedecentraliseerde structuur autonomie geeft en knelpunten vermindert, kan dit leiden tot inkoopinefficiëntie, inconsistente normen en hogere inkoopkosten.
Strategic Sourcing Model
Bedrijven die essentiële benodigdheden nodig hebben, zoals kritische technische componenten of de kwaliteit willen harmoniseren tussen verschillende leveranciers, zijn overgestapt van traditionele inkooppraktijken naar langetermijnrelaties met strategische toeleveringspartners. Leden van het inkoopteam die verantwoordelijk zijn voor strategische sourcing richten zich op kritieke benodigdheden en laten de inkoop van grondstoffen voor andere teamleden over. Het strategische sourcing-team plaatst langlopende leveringscontracten en werkt samen met toeleveringspartners om de kosten te drukken, de kwaliteits- en productieniveaus te harmoniseren en gezamenlijke productontwikkelingsprojecten uit te voeren.
