Typisch gebruikt in de publieke sector, briefingdocumenten zijn korte documenten die samenvattingen van een bepaald probleem bevatten en de gesuggereerde handelwijze om mee te gaan. In een zakelijke omgeving kan een uitvoerend assistent een briefing gebruiken om de CEO te informeren over een probleem dat bijvoorbeeld tijdens de volgende bestuursvergadering zal worden besproken. In dit geval kan de CEO de achtergrond en context van het probleem en eventuele volgende stappen willen weten, zodat zij de details met de bestuursleden kan bespreken. Als u op zoek bent naar een briefing voor iemand in uw bedrijf, moet u dit nauwkeurig en bondig houden.
Formaat van een briefingsdocument
Zoals de naam al doet vermoeden, zijn briefingdocumenten bedoeld om kort te zijn. Over het algemeen moet u uw papier onder twee pagina's houden, zodat u het gemakkelijk kunt lezen en absorberen. Het doel van een briefing is om de ontvanger te informeren over een complexe kwestie, de context op een hoog niveau te bieden en aanbevelingen op te nemen voor wat de volgende stap is. Dit helpt hem om op de hoogte te zijn van de hoogtepunten om de nodige beslissingen te nemen of om gerelateerde taken uit te voeren. Briefing papers zijn geschreven in duidelijke, duidelijke taal en bevatten vaak opsommingstekens in plaats van dichte paragrafen zodat ze gemakkelijk te scannen zijn.
Het begin van het briefingsdocument
Vermeld de naam van de persoon aan wie u het briefingdocument schrijft, de huidige datum en het onderwerp van de briefing bovenaan. Veel briefingsnota's beginnen met een "Doel" -sectie, die wordt gebruikt om de reden voor de notitie te identificeren. Dit zal de lezer helpen waarschuwen waarom deze informatie belangrijk voor hen is.
Het doel van dit document is om de president te informeren over de details met betrekking tot het politie-incident op ons kantoor in Saint Louis op 3 september. Aangezien het incident nationaal nieuws is geworden, kan de president vragen van leden van de media ontvangen.
Afwisselend beginnen sommige briefingnota's met een "Problemen" -sectie, waar u eventuele problemen kunt opnemen die moeten worden opgelost.
Het hoofdgedeelte van het briefpapier
De hoofdtekst van de briefing moet een sectie bevatten over 'Essentiële overwegingen', waarmee u de context of achtergrond van het probleem kunt opmerken en alle relevante informatie die de lezer moet kennen.
Dingen om te overwegen: de dader is geen werknemer van dit bedrijf en is dit ook nooit geweest. Hij handelde alleen, zonder hulp van iemand in onze faciliteit. Terwijl medewerkers beveiligde deuren openden, deden ze dat onder dwang en volgens veiligheidsprocedures. Drie medewerkers zullen worden gedecoreerd door het politiebureau van Saint Louis voor hun moed om de dader te helpen onderwerpen.
Geef vervolgens een overzicht van de voorgestelde actie in het gedeelte 'Volgende stappen'. Hier kunt u mogelijke uitkomsten en scenario's opnemen op basis van de beschikbare oplossingen.
Hulp bij het geven van een reactie
Sommige briefings bevatten ook 'Speaking Notes'. Hier kunt u specifieke punten opnemen die de lezer moet behandelen als hij een toespraak houdt of een vergadering organiseert die betrekking heeft op het onderwerp. In plaats van een toespraak voor te schrijven die ze zouden moeten lezen, is het beter om korte bulletins op te nemen met de onderwerpen die ze moeten noemen. Dit zal hen helpen om de kwestie in hun eigen woorden uit te leggen.
Voeg aan het einde van uw briefing uw contactgegevens toe, zodat de lezer u gemakkelijk kan bereiken als zij vragen hebben.
