Teambriefings zijn efficiënte vergaderingen die worden gebruikt om informatie te verspreiden naar verschillende afdelingen en groepen binnen een organisatie. Het houden van een briefingsessie vereist dat u zo georganiseerd mogelijk bent en een vaste agenda hebt, omdat de meest relevante informatie moet worden verstrekt zonder tijd te verspillen. Andere informatie die niet past, kan worden opgeslagen voor een andere vergadering. Briefingsessies bieden leden ook de mogelijkheid om ideeën en updates aan te bieden, indien gestructureerd.
Stel een agenda op met de specifieke hoeveelheid tijd waarover elk onderwerp zal worden besproken. Een agenda helpt iedereen op weg te houden en stelt hen in staat van tevoren te weten wat ze tijdens de briefing kunnen verwachten. Vermeld alleen belangrijke en relevante informatie op uw agenda. Laat tijd aan het einde van de agenda voor groepsdiscussie.
Neem van tevoren contact op met aanwezigen via e-mail, fax of telefoon, zodat zij hun materiaal kunnen voorbereiden om in de vergadering te bespreken. Je kunt verschillende leden toestaan om bij te dragen aan verschillende delen van de briefings. Geef ze ruim de tijd voor de voorbereiding en geef ze ook een tijdschema, zodat de informatie die ze geven beknopt is en past bij het toegewezen gedeelte van je agenda.
Start uw vergadering met goed nieuws, zoals de voortgang die de organisatie of afdeling maakt. Bespreek toekomstige beleidsregels en procedures die zullen worden geïmplementeerd. Kies personen die een integraal onderdeel zullen zijn van de toekomstige plannen die u presenteert, en maak ook een opsomming van haalbare doelen waaraan moet worden voldaan vóór de volgende briefing.
Wijs extra minuten toe voor open vragen of opmerkingen die kunnen worden besproken. Je hebt misschien niet op die onderwerpen geanticipeerd bij het opstellen van je agenda. Extra tijd stelt leden ook in de gelegenheid om u te informeren over eventuele fouten of problemen die kunnen voorkomen dat ze een bepaalde taak bereiken tijdens de volgende briefingsessie.
