Brieven zijn de beste manier om ervoor te zorgen dat werknemers of klanten op de hoogte worden gesteld van een wijziging in het beleid. Mensen negeren vaak tekens en e-mails omdat ze elke dag worden gebombardeerd met zoveel advertenties en e-mailberichten. Brieven zijn daarentegen moeilijker te negeren omdat ze worden geassocieerd met formaliteit en belangrijke boodschappen. Meldingsbrieven zijn eenvoudig te schrijven en zeer effectief.
Plaats briefhoofdpapier in uw printer. De meeste bedrijven hebben beleid dat officiële communicatie op briefpapier moet zijn omdat dit het idee van consistentie en autoriteit overbrengt.
Open de brief door de datum in te voeren. Als de brief naar een persoon gaat, typt u de naam en het adres van de ontvanger. Als de brief deel uitmaakt van een massa-mailing met soortgelijke berichten, typt u de naam niet of gebruikt u de functie voor het samenvoegen van e-mail in uw tekstverwerkingsprogramma om de namen in te voegen.
Begin de brief door "Geachte heer / mevrouw (naam)" in te typen, gevolgd door een dubbele punt, of voor een meer algemene mailing "Geachte gewaardeerde klant" of een soortgelijke beleefdheid.
Begin de brief door de situatie kort uit te leggen. Als je schrijft om slecht nieuws te geven, zoals in een kennisgeving van achterstallige boeken of een achterstallige factuur, leg dan uit waar de rekening voor was en hoe laat het is. Als u schrijft om klanten op de hoogte te stellen van een beleidswijziging, leg dan uit welk probleem de noodzaak van de beleidswijziging heeft veroorzaakt.
Leg het bericht duidelijk en beknopt uit, zodat de ontvanger het bericht niet zal missen. Geef de relevante datums op voor wanneer het beleid van kracht wordt.
Geef actiegegevens zoals deadlines of procedures die de ontvanger van de brief moet volgen. Geef uw contactgegevens op als ze vragen hebben.
Sluit de brief door de werknemer of klant voor zijn aandacht te bedanken en typ uw naam. Log in de ruimte boven je naam.
Tips
-
Houd de brief kort en zakelijk. Als je te veel verontschuldigingen aanbiedt, kunnen klanten of werknemers dit interpreteren als een aanwijzing dat ze ruzie kunnen maken met de kennisgeving of beleidswijziging.
