Een duidelijk geschreven compensatiebrief vertelt een medewerker precies waar hij staat met uw bedrijf. In de brief is compensatie niet alleen het salaris van de werknemer. Compensatie betekent alles wat de werknemer krijgt om in uw bedrijf te werken. Dit omvat salaris, voordelen, bonussen en vrije tijd. Terwijl een medewerker zijn compensatiebrief zelden in twijfel trekt als hij meer krijgt dan hij denkt dat hij waard is, als het tegendeel waar is, zal de brief dienen als bewijs van uw betrokkenheid.
Schrijf de huidige datum bovenaan de brief, één spatie en schrijf de naam en het adres van de ontvanger.
Voer de aanhef in. Houd het formeel. "Geachte heer / mevrouw Smith:" is het juiste formaat.
Schrijf een inleiding, identificeer het bedrijf, de persoon of het bestuursorgaan dat de compensatie en de ontvanger goedkeurt. Geef de reden aan waarom de compensatie wordt ingesteld of gewijzigd (bijvoorbeeld 'voor voorbeeldige service in de afgelopen drie jaar').
Geef de compensatie in opsommingstekens. Elke kogel moet een individueel aspect van de compensatie zijn. Bijvoorbeeld: "Uw basissalaris is $ 75.000 per jaar, te betalen in tweewekelijkse termijnen van meer dan 26 loonperioden," is een opsommingsteken. "Uw bonus is gelijk aan 10 procent van uw totale omzet aan het einde van het vorige kalenderjaar" is een andere.
Schrijf de datum waarop de compensatie van kracht wordt.
Voeg voorwaarden, voorbehouden of beperkingen toe aan de compensatie. Maak ze duidelijk en direct om verwarring te voorkomen.
Onderteken de brief. Druk uw naam en titel onder de handtekening af. Maak een kopie voor het bestand van de ontvanger en geef hem het origineel.
