Verbeter uw kansen op een positief antwoord op uw vergaderverzoek door uzelf eerst in de schoenen van uw ontvanger te plaatsen. Veel mensen beschouwen de inspanning om u een tijdrovend vooruitzicht te bieden. Ze willen weten wat ze eruit kunnen halen, wat inhoudt dat ze hun werk gemakkelijker, sneller of winstgevender moeten maken. Ze reageren ook goed op een gratis voordeel, een lekkere maaltijd of een relatiegeschenk dat geschikt is voor hun bedrijf. Dit geldt met name voor e-mailcommunicatie, omdat uw ontvanger waarschijnlijk elke dag tientallen e-mails ontvangt.
Schrijf een onderwerpregel die opvalt. Bijvoorbeeld: "Laten we afspreken om uw account met XYZ Company te bespreken" maakt uw e-mail onmiddellijk relevant en wordt waarschijnlijk geopend. "Hallo, laten we praten" is het soort onderwerpregel waardoor uw e-mail waarschijnlijk wordt verwijderd omdat deze geen informatie bevat en te informeel en persoonlijk is voor de meeste zakelijke relaties.
Begroet uw ontvanger op de juiste manier. Gebruik "Geachte heer Jones" als u elkaar niet kent. "Beste Bob" of "Hallo Bob" zijn veel voorkomende begroetingen in zakelijke e-mail. Als u geen aanhef gebruikt, kan uw e-mail onpersoonlijk lijken en deel uitmaken van een massa-mailing, tenzij u elkaar goed kent.
Ga ter zake. Als u elkaar niet kent, schrijf dan een zin waarin u uzelf introduceert zoals "Ik ben aan uw account toegewezen bij XYZ" of "Ik reageer op uw vraag op de XYZ-website en zou u graag willen ontmoeten om onze software te demonstreren. " Houd uw bericht zo kort mogelijk terwijl u de belangrijkste informatie nog steeds overbrengt.
Stel een paar datums, tijden en locaties voor. Een goede manier om dit te doen is: "Ik kan dinsdag of woensdag, in mijn kantoor of het jouwe ontmoeten. Is dit goed voor jou en hoe laat is het het beste?"
Geef aan dat u belt om de vergadering te bevestigen. Een e-mailoproep is altijd verstandig wanneer u e-mail gebruikt, omdat uw e-mail mogelijk naar de map SPAM is gegaan of door de ontvanger is overgeslagen.
Sluit uw e-mail met een korte zin als "Bedankt voor uw tijd en aandacht. Ik zie er naar uit u te ontmoeten en te bespreken hoe XYZ u de services kan bieden die u nodig hebt."
Voeg onderaan je handtekeningblok toe. Het moet de naam bevatten die u gebruikt in het bedrijf, de titel, de bedrijfsnaam, het telefoonnummer van de rechtstreekse vestiging, het mobiele telefoonnummer en koppelingen naar de sociale media-profielen van uw bedrijf.
Tips
-
Veel zakenmensen tekenen hun e-mails af met "Regards" of "Thank you". Sommigen gebruiken alleen hun handtekeningblok. Wat u gebruikt, is afhankelijk van uw stijl en de geschiktheid ervan voor het bericht dat u verzendt.
Overweeg een whitepaper of andere informatie over uw bedrijf bij te voegen.
Waarschuwing
Gebruik spellingcontrole. Veel e-mailprogramma's kunnen zo worden ingesteld dat spelfouten en grammaticale fouten automatisch worden gecorrigeerd.
