Of de bijeenkomst nu met collega's of met concurrenten is geweest, het is altijd aan te raden om zo snel mogelijk daarna samen te vatten wat er is besproken en vooral wat is besloten, en om dit schriftelijk te doen. U kunt relevante stukken uit een bibliotheek met zakelijke documenten combineren, zoals die op "Inc." Magazine's website.
Items die je nodig hebt
-
Notities of andere records van de vergadering
-
Documenten waarnaar wordt verwezen of die in de vergadering worden gedistribueerd
Begin met een vriendelijke maar duidelijke samenvatting van de datum, tijd en plaats van de vergadering, die aanwezig was in welke hoedanigheden en een korte verklaring van het doel van de vergadering. Bijvoorbeeld: "Beste Mike: nogmaals bedankt voor de besteding gisterochtend met mij en Steve van onze kunstafdeling, die plannen voor het herontwerp van uw verpakking heeft besproken."
Bekijk welke documenten en materialen in de vergadering werden gepresenteerd en welke belangrijke discussiepunten erover waren: "Ik ben blij dat je Steve's ideeën net zo leuk vond als ik. We zijn het erover eens dat de zeshoekige doos je product een aanzienlijke verandering geeft om de aandacht te vestigen op de functies die u volgend jaar toevoegt, maar dat het gebouw om horizontaal op de plank te liggen stabieler zal zijn en ons in staat zal stellen om beide uiteinden net iets convex te maken, in plaats van één flat en de andere een uitgebreid punt zonder echte verbinding met de artikel."
Geef rapporten over alle actiepunten die tijdens de vergadering zijn overeengekomen: "Steve heeft zich ertoe verbonden om de nieuwe ontwerpspecificaties vandaag aan onze fabricage-eenheid toe te voegen en zij zouden mij aan het eind van de week nieuwe kostencijfers voor de horizontale doos kunnen geven. en ik zal allebei teleurgesteld zijn als deze cijfers niet ten minste 20 procent lager zijn dan de schattingen die we gisteren hadden voor de rechtopstaande, puntige doos, aangezien de fabricage symmetrisch en minder ingewikkeld zal zijn om te passen. We zullen echter een besluit u of de gesp van de riem zal worden bedrukt of gebosseleerd en of u metallic-inkt erop wilt hebben, voordat we de kosten kunnen opvoeren."
Stel tijdlijnen in voor de volgende stappen door alle partijen: "Ik heb een notitie gemaakt dat u dacht dat u die beslissingen vandaag of morgen zou kunnen nemen. Dat zou ons in staat stellen om tegen het einde van de maand maandag bij u terug te komen met de cijfers dat we stevig genoeg kunnen beginnen om een contract te formaliseren."
Sluit de brief op een vriendelijke manier die past bij de aard van de vergadering en maak plannen voor andere vergaderingen die u hebt ingepland: "Het is altijd een aangename ontmoeting met u. Ik lunch dinsdag op uw kantoor in mijn agenda, wanneer ik de mockup breng waar Steve aan werkt. Laat me alsjeblieft weten of Jan inderdaad in staat zal zijn om met ons mee te doen."
Tips
-
E-mail is prima als een manier om de follow-up op de meest tijdige manier te verzenden, maar het is altijd het beste om ook hardcopy te mailen, vooral wanneer de vergadering meerdere bedrijven omvatte en zaken die later in contracten en inkooporders zullen worden geformaliseerd. Stuur kopieën van de herroepingsbrief naar iedereen die de vergadering heeft bijgewoond of wordt vermeld in de brief op naam, functie of afdeling.
