Vergaderingen zijn een noodzakelijk onderdeel van elk bedrijf. Omdat een goed geplande vergadering een forum is voor het benutten van menselijk kapitaal, is het een essentiële zakelijke tool die de productiviteit van het personeel kan verbeteren. Er bestaat geen universele manier om een vergadering te houden. U kunt tijdens de meeste vergaderingen echter bepaalde vragen stellen om u op het juiste spoor te houden en uw vergaderdoelen te bereiken.
Wat zijn de doelen van deze bijeenkomst?
Begin elke vergadering door eerst de doelen van de vergadering te identificeren, die ook dienen om te helpen "het ijs te breken". Stel vragen zoals "Wat willen we vandaag bereiken?" of "Wat zijn de doelen van deze bijeenkomst?" Het stellen van een duidelijke doelstelling kan u helpen en de deelnemers blijven op schema. Als de vergadering van koers afwijkt, kunt u de deelnemers beleefd herinneren aan de doelstellingen van de vergadering.
Welke vooruitgang hebben we sinds de laatste bijeenkomst geboekt?
Vraag deelnemers aan de vergadering: "Welke vooruitgang hebben we geboekt sinds de vorige vergadering?" Dit is een bijzonder nuttige vraag als u terugkerende vergaderingen hebt. Wees voorbereid op het bespreken van de voortgang die je hebt gemaakt, en breng een vergaderagenda bij met een overzicht van belangrijke onderwerpen die je tijdens je vorige vergaderingen hebt behandeld en wat je hebt gedaan om openstaande kwesties aan te pakken.
Op welke problemen richten we ons?
Vergaderingen zijn een plaats om problemen te bespreken die u of uw teamleden hebben met een project, uw bedrijf of een individu. Dus dat vertaalt naar: "Met welke problemen worden we geconfronteerd?" Voorbereiding staat centraal, dus plan voor de bijeenkomst door een lijst met discussiepunten te bedenken. Wanneer je problemen bespreekt, word dan niet boos en verdedigend; blijf kalm en verklaar bekende problemen, ontdek dreigende dreigingen en vraag manieren om deze problemen aan te pakken.
Wat zijn de dingen die we willen bereiken vóór onze volgende vergadering?
Beëindig alle vergaderingen door te vragen: "Wat zijn de dingen die we willen bereiken voor onze volgende vergadering?" Ontwikkel een lijst met volgende stappen aan het einde van elke vergadering. Laat iemand van uw team gedetailleerde vergadernotities sturen met de rollen, verantwoordelijkheden en datums voor elk van uw volgende stappen. Ga door de kamer en vraag de deelnemers om te delen wat volgens hen de beste stappen zijn om uw doelen voor de volgende vergadering te bereiken.
Hoe bereiken we onze bedrijfsdoelstellingen in de toekomst?
Vraag deelnemers aan de vergadering: "Hoe kunnen we onze bedrijfsdoelen in de toekomst verwezenlijken?" Dat is belangrijk omdat alle vergaderingen moeten aansluiten bij de bedrijfsdoelen en -doelstellingen. De vraag helpt deelnemers aan de vergadering het grote plaatje in het oog te houden, omdat dit iets is dat vaak verloren gaat in de dagelijkse shuffle.
