Geautomatiseerde boekhoudsystemen zijn zo gewoon geworden dat het nauwelijks zinvol is om zich hedendaagse alternatieven voor te stellen die uitsluitend gebaseerd zijn op handgeschreven grootboeken en oude school-rekenmachines. Maar het is gemakkelijk om overmatig afhankelijk te worden van geautomatiseerde boekhouding. Voordat u dieper in technologie-oplossingen duikt, moet u nadenken over de mogelijke valkuilen van het toestaan van een machine en een softwareprogramma om al uw gegevens op te slaan en essentiële numerieke relaties te berekenen.
Kwaliteit van informatie
De kwaliteit van de informatie die een geautomatiseerd boekhoudsysteem biedt, is afhankelijk van de kwaliteit van de informatie die u invoert. U kunt elke cheque, bon en factuur invoeren in QuickBooks, maar als u uw QuickBooks-rekeningschema niet zo hebt ingesteld dat het nauwkeurig de complexiteit van uw bedrijf weerspiegelt, leveren uw inspanningen slechts gedeeltelijke of irrelevante informatie op. Als uw bedrijf bijvoorbeeld met meerdere soorten accounts werkt, zoals online winkels, fysieke winkels en rechtstreekse verkoop aan klanten, zullen uw boekhoudgegevens niet bijzonder zinvol zijn, tenzij u deze categorieën afzonderlijk bijhoudt.
Het menselijke element
Hoewel geautomatiseerde boekhoudsystemen technologie gebruiken om bedragen te berekenen en informatie op te slaan, moeten deze gegevens door mensen worden ingevoerd en deze mensen moeten worden opgeleid. Het opleiden van personeel in softwareprogramma's kan duur zijn en kennis moet regelmatig worden bijgewerkt, omdat geautomatiseerde boekhoudsystemen veranderen, soms elk jaar. Fouten gebeuren in vele fasen van de leercurve, en een geautomatiseerd systeem met formules die op elkaar voortbouwen, zal schijnbaar eenvoudige fouten samenvoegen, waardoor de oorzaak van een probleem nog moeilijker te vinden is.
Technologiekosten
Vrijwel elk aspect van een geautomatiseerd boekhoudsysteem is kostbaar. Computers zijn exponentieel duurder dan papieren grootboeken, en de software die nodig is voor uw boekhoudgegevens voegt extra kosten met zich mee, die vaak jaarlijks moeten worden vernieuwd of bijgewerkt. Mogelijk moet u ook geld vrijmaken voor reparaties, of professionals inhuren voor training, aangepaste software of om bijzonder complexe ongelukken te ontwarren.
Beveiliging en permanentie
Geautomatiseerde boekhoudsystemen zijn kwetsbaar voor problemen met cyberbeveiliging. Op cloud gebaseerde systemen slaan de informatie van uw bedrijf op afstand op, waar deze kan worden gehackt. Uw systeem is mogelijk geïnfecteerd met een virus dat informatie vernietigt of corrumpeert. Computers crashen ook periodiek, dus tenzij u bijzonder ijverig bent over het maken van back-ups van bestanden, verliest u mogelijk vele uren werk. Dus, terwijl geautomatiseerde boekhoudsystemen informatie organiseren en berekeningen snel en efficiënt maken, kunnen ze een vals gevoel van veiligheid creëren. Waar het op neerkomt, is dat ze nooit volledig kunnen instaan voor directe systeemkennis of in de eerste hand vertrouwd zijn met de details van uw operatie.
