De opkomst van computertechnologie heeft geresulteerd in een revolutionaire impact op de manier waarop de boekhouding wordt uitgevoerd. Volumineuze en handmatige grootboeken en tijdschriftenboeken behoren tot het verleden. Geautomatiseerde boekhouding heeft het hele proces veel eenvoudiger en meer foutloos gemaakt. Een interessant bijkomend voordeel is dat accountants ook zijn veranderd. Hun reputatie als bean-counting introverts is afgenomen, omdat mensenvaardigheden belangrijker worden dan het tellen van getallenkolommen.
De feiten
Weinig dingen zijn net zo revolutionair geweest door technologie als hoe de boekhouding wordt gedaan. In de afgelopen jaren en zelfs in de jaren tachtig verwees de term 'grootboek' naar een vrij groot boek met een of meer pagina's voor elk bedrijfsaccount. Er is bijvoorbeeld ten minste één pagina voor contanten, debiteuren, crediteuren, eigen vermogen, enz.
Geschiedenis
Journaalboekingen werden handmatig ingevoerd in een boek dat eigenlijk een journaal werd genoemd. Elke boeking werd vervolgens geboekt of overgedragen aan de betreffende grootboekrekening. Nauwkeurigheid bij het plaatsen van berichten was erg belangrijk, omdat een fout (of een onjuist berekend aantal) kan resulteren in uren van herberekening. Zoeken naar een boekhoudkundige fout kan lijken op het zoeken naar een speld in een hooiberg.
Het overbrengen van de grootboeksaldi naar de jaarrekening was ook een moeizaam proces. Een groot bedrijf kan 10 contante rekeningen hebben, waarvan het totaalbedrag op de balans zou worden weergegeven onder "contanten". Vanwege het handmatige karakter van het opstellen van financiële overzichten, was het belangrijk om te weten welke grootboekposten overgedragen naar welke balans en resultatenrekeningen. Het voorbereiden van belastingaangiften was een even tijdrovend en handmatig proces.
Verandering
Veel van de verveling heeft nagelaten hoe de boekhouding werd uitgevoerd toen boekhoudsoftware op het toneel verscheen. De verandering gebeurde niet van de ene dag op de andere, omdat de eerste reeks boekhoudsoftware veel te wensen overliet. Maar de hulp was zeker op weg om het maken van boekingen een veel eenvoudiger proces te maken.
Voordelen
Softwareprogramma's zoals QuickBooks maakten de dagen van handbalancering van een grootboek tot het verleden. Journaalboekingen konden worden ingevoerd in boekhoudsoftware, waarvoor voor elke journaalboeking debet- en creditnota's moesten worden verrekend. Als gevolg hiervan werd het veel moeilijker om een QuickBooks (of ander geautomatiseerd grootboek) uit balans te brengen.
Het proces van de voorbereiding van de financiële overzichten werd ook steeds meer geautomatiseerd. Accountants hoefden niet langer elk saldo zorgvuldig in de financiële overzichten te verwerken en ze vervolgens te laten typeren door een deskundige typist. In plaats daarvan printen QuickBooks en andere software-oplossingen met toenemende efficiëntie en snelheid. Loonadministratie, loonbelasting voorbereiding, eindejaars belastingaangifte voorbereiding en W-2 verwerking werden steeds meer geautomatiseerd.
Bijwerkingen
Technologische veranderingen die een revolutie teweegbrachten in de manier waarop de boekhouding wordt uitgevoerd, waren in het algemeen even revolutionair voor accountants. Accountants hadden een reputatie als introverte mensen met een dikke bril die graag in een hoek zaten en kolommen met getallen optelden. QuickBooks en zijn concurrenten automatiseren de berekeningen, maar geven accountants meer tijd aan het interpreteren van gegevens en het implementeren van slimme financiële beslissingen. Hoewel de boeken nog moeten worden bijgehouden, stelt de boekhoudsoftware accountants in staat meer aandacht te besteden aan advisering en managementadvies dan aan het samenvoegen van kolommen met getallen. Vaardigheden van mensen zijn nu belangrijker dan ooit tevoren voor het accountantsberoep, allemaal omdat geautomatiseerde boekhoudprogramma's de manier hebben veranderd waarop de boekhouding wordt uitgevoerd.
