Boekhouding voor de financiële transacties van een bedrijf is een belangrijke functie van de dagelijkse activiteiten. Het ontwikkelen en gebruiken van een goed boekhoudsysteem zorgt ervoor dat alle transacties correct en nauwkeurig worden vastgelegd in het grootboek van het bedrijf. Technologische vooruitgang vergemakkelijkt het boekhoudproces voor veel bedrijven.
Handmatig systeem
Handmatige boekhoudsystemen maken gebruik van verschillende papieren grootboeken om financiële transacties te registreren. Bedrijven hebben afzonderlijke grootboeken voor elk deel van het boekhoudsysteem, zoals crediteuren, debiteuren en verkopen. Accountants consolideren deze grootboeken vervolgens in één grootboek en zorgen voor het saldo voor elk grootboek. Het grootboeknotitieboek helpt bij het maken van financiële overzichten.
Handmatige boekhoudkundige voordelen
Hoewel vervelend en tijdrovend, bieden handmatige boekhoudsystemen enkele voordelen. De grootboeken zijn eenvoudig te beoordelen en accountants kunnen indien nodig eenvoudige wijzigingen aanbrengen; individuele accounts kunnen gemakkelijk worden afgestemd, omdat informatie via elk grootboek in een systematische volgorde is. Accountants hebben ook het voordeel dat ze elk grootboek fysiek behandelen en bankrekeningen maken in klantaccounts met betrekking tot problemen die verduidelijking of correcties vereisen.
Geautomatiseerd systeem
Spreadsheets en boekhoudinformatiesystemen vereisen dat accountants financiële gegevens invoeren en vervolgens berekenen wiskundige algoritmen de informatie in de benodigde grootboeken en financiële overzichten. Geautomatiseerde systemen stellen accountants ook in staat trending-analyses te maken en eventuele varianties snel en nauwkeurig te rapporteren. Bovendien zijn transacties van alle bedrijfsonderdelen toegankelijk via geautomatiseerde boekhoudsystemen, waardoor accountants betere toegang tot financiële informatie krijgen.
Geautomatiseerde boekhoudkundige voordelen
Geautomatiseerde boekhouding biedt verschillende voordelen dan handmatige boekhouding; accountants verwerken meer informatie sneller, formules verifiëren de totalen en fouten komen minder vaak voor. Boekhoudsystemen kunnen ook door de industrie worden aangepast, zodat accountants vooraf ingestelde sjablonen voor hun grootboek kunnen gebruiken. Accountants kunnen ook met gemak verschillende jaren financiële informatie opslaan, waardoor ze de informatie van het vorige jaar kunnen bekijken zonder te sorteren op stapels papieren grootboeken.
Beste methode
De meeste bedrijven gebruiken een geautomatiseerd boekhoudsysteem voor het opnemen en presenteren van hun financiële informatie. Het systeem stelt hen in staat om zakelijke transacties nauwkeurig vast te leggen en financiële rapporten snel te genereren voor managementreview. Hoewel de functies van handmatige boekhouding zijn gewijzigd, zal deze nooit helemaal verdwijnen. Accountants moeten de informatie die wordt gepresenteerd over financiële rapporten van het boekhoudsysteem controleren om de juistheid en geldigheid te waarborgen. Accountants moeten er ook voor zorgen dat alle financiële informatie voldoet aan algemeen aanvaarde boekhoudprincipes en eventuele andere richtlijnen van regelgevende instanties.
