De kern van elke succesvolle onderneming of organisatie is een goed functionerend boekhoudsysteem. Boekhoudsystemen bieden een geautomatiseerde methode voor het registreren en bijhouden van dagelijkse, maandelijkse en jaarlijkse financiële verrichtingen van een bedrijf. Bovendien gebruiken kleine en grote bedrijven boekhoudsystemen om gegevens te genereren waarmee ze nauwkeurige managementbeslissingen kunnen nemen. Of een boekhoudsysteem werkt om aan deze doelstellingen te voldoen, hangt echter van een aantal factoren af.
Compatibiliteit met het bedrijfsleven
De functies van boekhoudsystemen worden beïnvloed door de aard van het bedrijf en de activiteiten van dat bedrijf. Verschillende industrieën vereisen verschillende soorten systemen en verschillende functies in boekhoudsystemen. Het hebben van een branchegericht boekhoudsysteem zorgt ervoor dat het systeem voldoet aan de specifieke doelstellingen van een bedrijf.
Bovendien beïnvloeden de dagelijkse functies van een bedrijf ook het type boekhoudsysteem dat vereist is en hoe dit systeem werkt. Al met al is een boekhoudsysteem effectief in de mate dat het compatibel is met de dagelijkse bedrijfsbehoeften, zoals het opslaan van klantinformatie, het maken van facturen, het bijhouden van en bijhouden van voorraden.
Perceptie
Hoe een boekhoudsysteem wordt ontvangen door werknemers en het management van een organisatie, beïnvloedt de effectiviteit en relevantie ervan. De weerstand van werknemers tegen wijzigingen in de boekhoudsystemen kan te wijten zijn aan de complexiteit van het systeem, de effectiviteit van een bestaand systeem of bezorgdheid over de invoering van boekhoudkundige controles en audits. Toch zien de medewerkers soms de behoefte aan boekhoudsystemen, in tegenstelling tot de opvattingen van het management. Een gebrek aan ondersteuning door het management kan het boekhoudsysteem irrelevant maken voor de besluitvormingsfuncties van de organisatie. De reden hiervoor is dat de gegevens die door het systeem worden verzameld in wezen voor het gebruik en de overweging van het management zijn.
Niveau van training
Wanneer boekhoudsystemen worden geïntroduceerd in een bedrijfsomgeving, is het trainen van gebruikers een eerste vereiste. Het niveau en de aard van de door gebruikers bereikte training beïnvloedt de manier waarop het systeem dient om zakelijke doelstellingen te bereiken. Een gebrek aan adequate training van gebruikers, zoals managers en supervisors, kan ervoor zorgen dat het boekhoudsysteem een probleem is in plaats van een oplossing voor financieel beheer. Gebruikers die goed zijn opgeleid in het verwerken van een boekhoudsysteem, kunnen dit systeem gebruiken om de boekhoudkundige en financiële functies in het bedrijf te vereenvoudigen.
Implementatie
De aard van de implementatie en de implementatiepartners beïnvloeden de effectiviteit van boekhoudsystemen. Implementatie is niet hetzelfde als installatie; het omvat de integratie van het boekhoudsysteem in de activiteiten van een bedrijf. Implementatiepartners zijn teamleden en, belangrijker nog, de serviceprovider. Een slecht geïmplementeerd systeem, dat de ondersteuning van teamleden en de opvolging van de serviceprovider mist, zal mislukken. Input en ondersteuning van implementatiepartners zorgen ervoor dat het boekhoudsysteem zijn functies naar behoren uitvoert.
