Hoewel veel mensen vergaderingen als een verspilling van tijd beschouwen, zijn ze een efficiënte manier om informatie te delen, de voortgang van een groot project te volgen en de communicatie tussen leden van een team te verbeteren. Het is belangrijk dat alle betrokkenen de vergadering bijwonen en op tijd aankomen om onnodige vertragingen te voorkomen. Een effectieve manier om betrokkenen zover te krijgen dat ze er op tijd zijn, is iedereen een herinnering te sturen van de aanstaande vergadering een paar dagen voordat deze gepland is om plaats te vinden.
Stuur een paar dagen voor de vergadering een e-mail naar alle deelnemers aan de vergadering.
Voer de e-mailadressen in van iedereen die naar verwachting in het veld "Aan" van de e-mailsjabloon aanwezig zal zijn en begin dan met het opstellen van uw bericht.
Neem belangrijke details op, zoals de datum, tijd en locatie. Je kunt ook een agenda bijvoegen als die er is. Dit zal aanwezigen helpen zich voor te bereiden op de vergadering.
Als de vergadering slechts enkele mensen betreft, kunt u er de voorkeur aan geven een sms-bericht naar iedereen te verzenden. Hiermee worden aanwezigen van de geplande vergadering gewaarschuwd en worden details rechtstreeks naar hun mobiele telefoons verzonden. Op deze manier kunnen ze details zoals tijd en locatie van de vergadering controleren met één druk op de knop, waar ze zich ook bevinden. (Zorg dat iedereen het juiste mobiele telefoonnummer heeft. Berichten die per ongeluk naar een vaste lijn worden verzonden, worden niet ontvangen.)
