Door acties te documenteren die tijdens een vergadering zijn genomen, kunnen onderwerpen en beslissingen van betekenis nog jarenlang worden onthouden. Alle belangrijke interacties in een vergadering moeten worden vastgelegd, ook wanneer er bewegingen worden gemaakt - zelfs als de beweging uiteindelijk mislukt.
Doel van vergaderminuten
Minuten documenteren de beslissingen en discussies die plaatsvonden tijdens een vergadering. Als een geschreven record kunnen de notulen ook dienen als juridische documentatie van de vergadering. Elk type vergadering kan minuten noteren, van de formele bedrijfsraad van bestuur tot de personeelsvergadering van een organisatie tot een openbare bijeenkomst over overheidsbeleid.
Vergaderingsnotulen nemen
Uitzonderlijke vaardigheden op het gebied van organisatie, luisteren en notities maken het goed om de notulen tijdens een vergadering vast te leggen. Niet alles gezegd tijdens de vergadering moet worden gedocumenteerd; richt u in plaats daarvan op de belangrijkste punten, zoals:
- De datum, tijd en locatie van de vergadering
- Lijst met aanwezigen
- De belangrijkste onderwerpen besproken
- Bewegingen gemaakt
- Beslissingen die zijn afgerond
- Acties voltooid
- Alle stappen die moeten worden uitgevoerd vóór de volgende vergadering
Mislukte bewegingen
Wanneer een deelnemer aan een vergadering een kwestie voor overweging wil introduceren, wordt er een beweging gemaakt. Gewoonlijk moet een beweging worden gedetacheerd - wat betekent dat een andere deelnemer het ermee eens is dat de kwestie moet worden overwogen - om de beweging voort te zetten en te bespreken. Als de beweging niet is gedetacheerd, het wordt a genoemd mislukte beweging. Zelfs een mislukte beweging moet echter in de notulen worden gedocumenteerd. Schrijf op wie de beweging heeft gemaakt, waaruit de beweging bestond en of deze is mislukt. Een manier om dit op te nemen kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
- Beweging: Alle computers in de bibliotheek moeten worden vervangen door nieuwe en huidige modellen. Beweging geïntroduceerd door Bill Smith. Beweging niet gedetacheerd; beweging mislukt.
Bewegingen die zijn gedetacheerd, kunnen nog steeds falen als ze niet genoeg stemmen hebben. Nadat een beweging is gedetacheerd en vooruit is gegaan, bespreken de aanwezigen het probleem. De motie mislukt als de meerderheid van de kiezers geen voorstander is van het doorgeven van het probleem. Dit moet als zodanig in de notulen worden opgenomen:
- Beweging: Alle computers in de bibliotheek moeten worden vervangen door nieuwe en huidige modellen. Beweging geïntroduceerd door Bill Smith. Beweging gedetacheerd door Bob Jones. Stem was 5-2 tegen; beweging mislukt.
