Tijdens een drukke werkdag is het gemakkelijk om belangrijke details kwijt te raken of vergeten. Zorgvuldige archivering is een vereiste - vooral tijdens zakelijke bijeenkomsten. De notulen dienen als officieel verslag van de vergadering. Ze moeten beschrijven wie er aanwezig was tijdens de vergadering, wat er werd besproken en wat werd besloten. Als ze zorgvuldig zijn voorbereid, kunnen ze een van de meest effectieve methoden zijn om iedereen op de hoogte te houden en op dezelfde pagina over beslissingen uit het verleden, de huidige en toekomstige zaken.
Items die je nodig hebt
-
Vergadering agenda
-
Let op het nemen van items of een tekstverwerker
Noteer de datum, tijd en locatie van de vergadering.
Lijst, in volgorde van anciënniteit, iedereen die aanwezig is.
Geef aan of een quorum aanwezig is, indien nodig. Niet elke vergadering vereist een quorum of een minimumaantal deelnemers om de vergadering geldig te maken. Als een quorum vereist en aanwezig is, betekent dit dat de zakelijke beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen, geldig en afdwingbaar zijn. Zonder een quorum kan het bedrijf niet handelen.
Beschrijf de procedure in chronologische volgorde. Begin met te noteren wanneer de vergadering werd geroepen om te bestellen en door wie.
Noteer de naam van elke persoon die een onderwerp begint en noteer de belangrijkste details over de discussie.
Noteer de namen van mensen die het eens of oneens zijn met wat wordt besproken en beknopt de aard van de overeenkomst of onenigheid.
Beëindig elke sectie van de vergadering met een samenvatting van de uiteindelijke beslissing.
Herhaal stap 5 tot en met 7 totdat de vergadering voorbij is.
Noteer een formele samenvatting van de vergadering op basis van uw aantekeningen. Gebruik briefhoofdpapier van het bedrijf en stuur het definitieve exemplaar naar elke aanwezige persoon.
Tips
-
Gebruik de vergaderagenda als een overzicht van uw vergadermomenten. Agendas schetsen meestal de belangrijkste onderwerpen voor de vergadering. Het gebruik van de agenda als een overzicht helpt je om je notulen overzichtelijk te houden.
Hoewel technologie bepaalde tijdbesparingen kan opleveren, suggereert Neal Hartman, een hoofddocent in managementcommunicatie aan de Sloan School of Management van MIT, in een column op de Forbes-website dat je technologie tijdens vergaderingen verbiedt om iedereen gefocust te houden. Als u besluit technologie te gebruiken om u te helpen de minuten vast te leggen, overweeg dan het gebruik van afleidingsvrije software die de toegang tot e-mail, internet of andere programma's naast een eenvoudige tekstverwerker tijdelijk blokkeert.
