Als werknemers iets minder leuk vinden dan vergaderingen, is dat het moment waarop een vergadering is gewijzigd, waardoor ze hun rooster dienovereenkomstig moeten aanpassen. Toch is het veel erger voor uw werknemers om niet geïnformeerd te zijn. Houd uw medewerkers op de hoogte door een memo te schrijven waarin ze op de hoogte worden gesteld. Ze vinden de boodschap misschien niet leuk, maar ze zullen waarderen dat je memo - net als de beste vormen van interne communicatie - kort en krachtig is.
Schrijf de informatieve titel van uw memo. Spoel links en op vier afzonderlijke regels met enkele regelafstand en noteer 'De datum', 'Aan', 'Van' en 'Onderwerp'. Elk moet worden gevolgd door een dubbele punt. Na "Van:" schrijf je je naam en je titel in.
Schrijf niet meer dan drie paragrafen met enkele spaties over de wijziging van de vergadertijd, dubbele spaties tussen alinea's. Wijs in de eerste alinea op de vroegere tijd en de opnieuw geplande tijd van de vergadering. Geef aan of de locatie van de vergadering is gewijzigd of ongewijzigd is gebleven.
Leg de reden van de tijdverandering op een positieve manier uit. Werknemers kunnen zich afvragen waarom het tijdstip van de vergadering is veranderd, maar er is potentieel voor het in gevaar brengen van vertrouwelijke organisatorische informatie. Behandel het probleem positief door te zeggen: "De vergadertijd is veranderd om beter tegemoet te komen aan de behoeften en planningen van iedereen wiens aanwezigheid vereist is tijdens de vergadering."
Schrijf een vrolijke derde alinea. Bijvoorbeeld: "Bij voorbaat dank voor uw medewerking bij het aanpassen van deze planningswijziging. Ik zie er naar uit om je te zien op (tijdstip en plaats van de vergadering)."
Schrijf je initialen achter je naam voor een streepje toegevoegde aanwezigheid en geloofwaardigheid. U hoeft de onderkant van de notitie niet te ondertekenen omdat uw naam bovenaan in de kop wordt afgedrukt.
Proeflezen en uw memo bewerken voordat u het verspreidt. Laat een medewerker nooit een fout ontdekken in uw communicatiemateriaal.
Verspreid de notitie op de juiste manier en voor de beste belichting. Onthoud dat u niet wilt dat werknemers die afwezig zijn terugvallen op de legendarische kantoorlijn: "Ik vermoed dat ik de memo niet heb gekregen." Bedrijfsbrede memo's worden vaak gepost in lunchrooms en pauzeruimtes. Voeg voor toegevoegde "verzekering" een kopie van de memo voor elke medewerker en plaats deze in zijn mailbox of op zijn bureau.
