Een deel van het budget voor elk voorstel moet bestaan uit indirecte of impliciete kosten, vaak 'overheadkosten' genoemd. Als u overhead niet meetelt voor uw kosten, overschrijdt u uw budget met maximaal 30 procent, afhankelijk van het project. Zo'n overschrijding van een miljoenenproject kan een ramp betekenen voor de organisatie die betaalt voor de bouw. Overhead omvat alle kosten die u niet rechtstreeks aan het project kunt factureren, zoals elektriciteit, leveringen van de organisatie of administratieve bijstand.
Tel de totale kosten van het project bij die direct facturabel zijn.
Schat de kosten voor de overheadkosten, zoals administratieve hulp of andere personeelskosten, verzekering, reiskosten, belastingen, juridische kosten, telefoon- en faxkosten, huur, reparatie, boekhouding, benodigdheden, hulpprogramma's en advertenties. Mogelijk vindt u veel van deze uitgaven moeilijk te berekenen, maar maakt u een ruwe schatting.
Figuur 20 procent van de totale directe factureerbare kosten. Vergelijk die som met de schatting voor de overheadkosten of impliciete kosten. Neem het grotere aantal in uw budget op voor overhead. Als uw berekening voor de impliciete kosten bijvoorbeeld minder is dan 20 procent van het totaal van de direct factureerbare kosten, gebruikt u in plaats daarvan het cijfer van 20 procent. U kunt ongebruikte tegoeden altijd retourneren, maar u zult merken dat dit bedrag veel moeilijker is om een kostenoverschrijding goed te maken.
