Boekhouding is belangrijk voor het bedrijfsleven als een manier om financiële activiteiten te documenteren en van de cijfers te leren. Uw bedrijf heeft basistraining nodig om inkomsten over belastingformulieren te rapporteren en om het geldverkeer bij uw bankrekeningen bij te houden. Maar boekhoudkundige informatie biedt ook waardevol inzicht in de bedrijfsvoering en toont trends en kansen die kunnen helpen uw bedrijf winstgevender te maken. Belastinginformatiebureaus vereisen dat u uw boeken op een minimumniveau houdt dat inkomsten en uitgaven bijhoudt. Maar als u de drive en interesse hebt, kunt u uw boekhoudprocessen naar een heel ander niveau brengen en ze gebruiken om een slimmere en financieel rendabelere onderneming te creëren.
Soorten boekhoudingsbedrijven nodig hebben
Het bijhouden van inkomsten en uitgaven: Uw bedrijf moet belastingformulieren invullen op basis van zowel de bruto-omzet als het netto-inkomen. De lokale en lokale accijnzen worden berekend als een percentage van de inkomsten. De inkomstenbelasting van de stad, de deelstaat en de federale staten is gebaseerd op uw nettowinst na aftrek van de aftrekbare kosten van de bruto-inkomsten. Om deze bedragen correct te berekenen, moet uw bedrijf de ontvangsten bijhouden en bijhouden als basis voor omzetcijfers en alle uitgaven optellen als basis voor bedrijfsaftrek. Wanneer u bruto-inkomsten rapporteert, moet u uw inkomsten onderverdelen in categorieën zoals groothandel en detailhandel. Bij het berekenen van de nettowinst voor inkomstenbelastingen, moet u ook uitgaven verdelen in categorieën, zoals materialen, loonlijst, huur, nutsvoorzieningen en autokosten.
Loonadministratie: Naast het berekenen van hoeveel elke werknemer moet betalen op basis van loon of salaris en gewerkte uren, moet uw bedrijf ook de Sociale Zekerheid, Medicare en inkomstenbelastingen die uw werknemers verschuldigd zijn achterhouden en betalen, samen met passende werkgeversbijdragen voor Sociale Zekerheid en Medicare. Je moet ook een werkloosheidsverzekering en een industriële verzekering betalen in het geld van je staat, op basis van hoeveel je werknemers werken en hoeveel ze verdienen. Uw bedrijf heeft een uitgebreid en up-to-date salarisadministratiesysteem nodig om deze cijfers bij te houden en alle loonheffingen te betalen en alle loonheffingsverslagen in te dienen wanneer deze verschuldigd zijn.
Kasstroomboekhouding: Uw boekhoudsysteem moet ook hulpmiddelen bevatten om de beschikbaarheid en behoefte aan contant geld te volgen. Als u een boekhoudsysteem op kasbasis gebruikt, geven uw wekelijkse en maandelijkse cijfers u een redelijk goed beeld van hoeveel u binnen- en uitgegaan bent. Als u het boekhoudsysteem van de boekhouding gebruikt, kunt u een verkoop als opbrengst opnemen voordat u daadwerkelijk voor de betaling bent betaald. U hebt dus een andere manier nodig om de beschikbaarheid van contant geld te controleren. Of u nu een contant of een periodetsysteem gebruikt, uw cashflow kan ook niet direct correleren met uw gerapporteerde inkomsten en uitgaven als u leningen terugbetaalt, of als u apparatuur afschrijft die u al hebt gekocht.
Balansen: Een balans is een momentopname van uw financiële situatie op een bepaald moment. Het bevat informatie over wat u bezit en wat u verschuldigd bent. Uw lijst met activa bevat contant geld op de bank, apparatuur die u hebt gekocht, verminderd met het bedrag dat is afgeschreven en debiteuren of bedragen die u verschuldigd zijn voor verkopen die u al hebt gedaan. De lijst met verplichtingen op uw balans bevat de tegoeden op leningen en creditcards en kortlopende schulden die u hebt opgebouwd, zoals crediteuren en openstaande energierekeningen. Door uw verplichtingen af te trekken van uw activa, wordt uw huidige nettowaarde weergegeven op uw balans. Wanneer u in de loop van de tijd balansbalansen creëert, kunt u zien hoe uw inkomsten en uitgaven zijn uitgeput en rijkdom of schulden hebben gecreëerd.Een balans geeft ook aan hoeveel van uw vermogenssaldo liquide is en hoeveel vast zit aan activa die niet direct contant geld verschaffen.
Operationele rapporten: Naast de boekhoudrapporten die uw bedrijf moet invullen door belastingagentschappen en geldverstrekkers, kunt u aangepaste rapporten maken die alles volgen, van de dollarwaarde van het product dat uw lijn in een uur produceert, tot de verkoopcijfers voor elk van uw verkopen personeel. Deze cijfers zijn van cruciaal belang voor het nemen van strategische beslissingen. Ze kunnen u helpen identificeren welke aspecten van uw bedrijf de meeste winst opleveren en het meest waardevol zijn om te koesteren. Ze kunnen ook uw aandacht vestigen op problemen die kunnen worden gecorrigeerd, zoals aspecten van productie die te lang duren en te veel kosten.
Hoe bedrijven accounting kunnen doen
Uw bedrijf kan uw boekhouding intern uitvoeren of een externe professional inhuren om te helpen met het proces. Veel bedrijven gebruiken een hybride van deze twee benaderingen, waarbij intern personeel een aantal taken uitvoert, zoals elementaire boekhouding, en vervolgens contracteren met een externe accountant om jaarlijkse belastingen te voltooien.
Interne boekhouding biedt het voordeel iemand te hebben die uw bedrijf diepgaand kent en uw inkomsten en uitgaven registreert. Een boekhouder die nauw betrokken is bij uw bedrijf, kan items op ontvangstbewijzen identificeren en categoriseren, bepalen of dit materialen zijn die zijn inbegrepen in uw kosten van verkochte goederen of benodigdheden die u nodig hebt voor organisatie achter de schermen. Een interne boekhouder heeft echter mogelijk niet de professionele expertise die een buitenstaander in de mix kan brengen. Deze kennis is handig voor het maken van systemen zoals uw eerste boekhouding, en ook voor het vangen van nuances, zoals uitgaven die niet legitiem aftrekbaar zijn.
Een externe boekhouder kan ervaring en perspectief bieden voor de boekhoudprocessen van uw bedrijf. Als professional heeft deze boekhouder waarschijnlijk de boeken van een reeks bedrijven bekeken en kan hij u laten zien hoe u uw systemen kunt updaten, zodat deze de informatie bieden die u nodig heeft en begrepen kan worden door andere professionals zoals bankiers en belastingcontroleurs. Het is echter mogelijk dat een buitenstaander niet zo goed kan werken als een insider om te begrijpen hoe uw bedrijf werkt en welke informatie u het nuttigst vindt. Uw accountant begrijpt bijvoorbeeld waarschijnlijk niet de soorten voorraad die u bijhoudt vanuit het oogpunt van een merchandiser. Toch kan informatie over hoe verschillende categorieën goederen verhuizen, van vitaal belang zijn voor het afstemmen van uw inkoop.
Soorten boekhoudsoftware voor bedrijven
Online boekhoudsoftware: Online boekhoudprogramma's bieden u het voordeel dat uw boekhoudsysteem wordt gesynchroniseerd met uw bankrekeningen. Met deze aanpak kunt u eenvoudig transacties invoeren door ze eenvoudig in uw bankfeeds te zoeken en vervolgens op de juiste knoppen te klikken. Deze functie vermindert de kans dat u een uitgave misloopt, zoals u zou kunnen doen als u begon met papieren bonnen en er één kwijtraakte. Door online boekhoudsoftware te gebruiken, hebt u ook vanaf elke computer toegang tot uw boekhoudprogramma in plaats van dat u uw eigen bureaublad hoeft te gebruiken. Online boekhoudprogramma's duren echter langer dan desktopversies om elke transactie te verwerken, en deze keer telt wanneer u tientallen items maakt. De praktijk van het matchen van ontvangsten met bankfeeds kan ook traag en omslachtig zijn, en deze stap is noodzakelijk als een enkele aankoop artikelen in meerdere categorieën omvat, zoals materialen en benodigdheden. QuickBooks is de populairste en meest gewaardeerde online boekhoudsoftware. Xero staat hoog aangeschreven voor Mac-gebruikers en Zoho werkt vooral goed voor zeer kleine bedrijven.
Desktop Accounting Software: Hoewel online boekhoudprogramma's steeds populairder worden, bieden desktopversies nog steeds voordelen voor veel gebruikers. U kunt een desktopaccountingprogramma kopen met een eenmalige aankoop, terwijl voor online programma's een doorlopend maandelijks bedrag in rekening wordt gebracht. Wanneer u een desktopprogramma gebruikt, is al uw informatie direct beschikbaar op uw eigen computer in plaats van in de cloud, waar het kwetsbaar is voor beveiligingsproblemen en wijdverspreide systeemstoringen. Desktop-boekhoudsystemen zijn over het algemeen veel eenvoudiger dan op de cloud gebaseerde systemen, waardoor het gemakkelijker wordt om fouten en inconsistenties op te sporen en te identificeren. Vanwege hun relatieve eenvoud zijn desktopsystemen ook gemakkelijker aan te passen aan de individuele behoeften van uw bedrijf.
Aangepaste en handmatige boekhoudsystemen
U hebt helemaal geen boekhoudsoftware nodig als uw bedrijf klein is en uw behoeften eenvoudig zijn. U kunt spreadsheets ontwerpen met Excel of Google Spreadsheets waarmee u de variabelen die u moet weten, zoals gecategoriseerde uitgaven en doorlopende inkomsten, kunt bijhouden en toevoegen. Deze programma's zullen u helpen om uw informatie te bewaren en te ordenen op een manier die voor uw bedrijf zinvol is, en intern ontwikkelde spreadsheets zijn volkomen legitieme boekhoudsystemen, zolang ze u vertellen wat u moet weten om uw belastingen te betalen en uw activiteiten te begrijpen. U kunt bijvoorbeeld een salarissysteem instellen dat uren aan specifieke taken zoals productie logt. Vervolgens kunt u deze cijfers gebruiken om de gemiddelde dollarwaarde van een product gefabriceerd per productie-uur te berekenen en kunt u bekijken hoe dit cijfer week per week verandert.
Maar u hebt niet eens een computer nodig om bedrijfsadministratie te doen. Het is volkomen legitiem om handgeschreven grootboeken bij te houden, zoals bedrijfseigenaren al eeuwen doen. Kantoorartikelenwinkels verkopen boekhoudboeken met kolommen van geschikte grootte, en u kunt deze gebruiken om inkomsten en uitgaven op te sommen en te categoriseren. Met een handmatig boekhoudsysteem moet u alle cijfers handmatig optellen, wat de hoeveelheid tijd die u aan de boekhouding besteedt aanzienlijk verhoogt. Handmatige boekhoudsystemen zijn echter niet kwetsbaar voor het soort computerstoringen en risico's van verloren gegevens die u tegenkomt bij geautomatiseerde systemen. Het is waar dat uw huis zou kunnen afbranden en u uw grootboek zou kunnen verliezen, maar hardwarestoringen komen aanzienlijk vaker voor dan huisbranden.
Enkelvoudige boeking versus dubbele boeking
Als uw bedrijf klein en relatief eenvoudig is, kunt u ook kiezen voor boekhouding met één of twee boekingen. Een systeem met één vermelding houdt eenvoudig bij wat u hebt uitgegeven en verdiend en komt overeen met deze bedragen. Als u een handgeschreven grootboek gebruikt of als u uw eigen werkbladen hebt gemaakt, gebruikt u waarschijnlijk een eenmalige boekhouding. Een systeem met dubbele invoer synchroniseert uw boekhoudgegevens met uw bankrekeningen en andere informatie die relevant is voor uw balans. Telkens wanneer u opmerkt dat uw bedrijf inkomsten heeft verdiend, maakt u (of uw boekhoudsoftware maakt) een corresponderende vermelding waaruit blijkt waar dat geld in uw bedrijf verschijnt, zoals op een bepaalde bankrekening. Evenzo, elke keer dat u betaalt voor een uitgave, toont een systeem met dubbele invoer hoe uw bedrijf het geld heeft uitgegeven. Het is niet wettelijk vereist dat u een boekhoudsysteem met dubbele boekhouding bijhoudt, maar als u boekjes met één boekhouding handhaaft, moet u een manier ontwikkelen om uw boekhoudsysteem te vergelijken en te verzoenen met uw huidige bezittingen.
Het kiezen van het juiste boekhoudsysteem
Er is geen boekhoudsysteem dat geschikt is voor elk bedrijf. Wanneer u kiest voor het opzetten van de boeken van uw bedrijf, overweeg dan welk type informatie u het meest nodig heeft, en welke middelen u bereid bent te besteden aan het verkrijgen ervan. Als je een hekel hebt aan het werken met getallen en ze je nauwelijks begrijpen, huur dan een externe professional in, maar probeer nog steeds zoveel mogelijk te leren om de rapporten die je ontvangt te begrijpen. Als u de tijd en interesse hebt, doe dan zoveel mogelijk van uw eigen boekhouding. De informatie die u verzamelt, is relevant en zinvol en u krijgt waardevolle inzichten in hoe uw bedrijf het meest succesvol kan zijn.
