U kunt slecht nieuws aan werknemers, klanten of management bezorgen via verschillende methoden. Veel mensen geven er de voorkeur aan om negatieve berichten eenvoudig en direct af te leveren. Anderen geven de voorkeur aan een meer subtiele aanpak, waarbij ze de boodschap in de minst beledigende taal plaatsen. Hoe dan ook, u moet op een duidelijke, beknopte manier nieuws brengen dat hoogstwaarschijnlijk onwenselijk en ongewenst is.
Onderhoud de relatie
Alleen omdat je ongewenste informatie hebt om door te sturen, betekent niet dat je de relatie met de ontvangende partij moet beschadigen. Of u nu werknemers ontslaat, een donatie-aanvraag afwijst of reiskostenvergoeding weigert, houd er rekening mee dat de situatie in de toekomst kan veranderen en uw beslissing kan worden teruggedraaid. Voeg een aanvulling op de memo toe, zoals aan werknemers vertellen hoeveel u hun bijdragen hebt gewaardeerd. Leg uit aan fondsenwervers dat je budget op dit moment bepaalde uitgaven niet toestaat. De toevoeging verzacht de slag en houdt de communicatielijnen open voor mogelijke toekomstige relaties.
Frame-bericht met positieve taal
De woorden die u in de notitie kiest, helpen u om een positieve reactie te behouden, ook al levert u een negatieve boodschap op. U kunt bijvoorbeeld om meer informatie vragen om een monetair verzoek te verwerken in plaats van te schrijven dat de verstrekte informatie niet acceptabel is. Vertel medewerkers wat ze kunnen doen in plaats van wat ze niet kunnen doen. Schrijf bijvoorbeeld 'draag casual vrijetijdskleding op vrijdag' in plaats van 'draag geen spijkerbroek op informele vrijdag'. Stuur een bericht naar uw klant met de mededeling 'u kunt uw koopwaar ophalen op maandag' in plaats van 'uw bestelling' zal pas volgende maandag klaar zijn."
Voorkom juridische gevolgen
Bedrijfsmemo's komen vaak buiten de muren van uw bedrijf en in de handen van de media of andere partijen. Vermijd het gebruik van een taal die verwijst naar illegale of discriminerende praktijken. Bijvoorbeeld, in plaats van te schrijven: "onze accountant verlaat het bedrijf omdat hij uitgebreide fouten heeft gemaakt aan het eind van de verslagperiode," schrijven "na vele jaren van erkende dienstverlening, onze accountant gaat verder met andere kansen." Duidelijkheid helpt ongewenste geruchten voorkomen verspreiding die de reputatie van uw bedrijf zou kunnen schaden. Een onduidelijke negatieve boodschap is "door wangedrag gaan bepaalde financiële stafleden weg". Een betere memo luidt: "We zijn verheugd om aan te kondigen dat nieuwe financiële stafleden zijn ingesteld om de vertrekkende leden van de boekhoudafdeling te vervangen."
Buffer het slechte nieuws
Negatieve memo's resulteren vaak in gekwetste gevoelens en boze reacties. U kunt de hoeveelheid uitval van slecht nieuws verminderen of op zijn minst verminderen wanneer u het met goed nieuws buffert. Start bijvoorbeeld een negatieve memo met "u zult het aantal toegevoegde voordelen dat wordt opgenomen in uw verzekering" waarderen wanneer u de verzekeringstarieven moet verhogen. Houd de buffer gekoppeld aan het bericht echter om de duidelijkheid te behouden. Met andere woorden: zeg niet "het nieuwe parkeerdek opent volgende week" wanneer u een bericht stuurt over een korting op de uitkeringen.
