Wanneer u een grote hoeveelheid informatie moet samenvatten, is een memo of brief een efficiënte manier om het te doen. Veel mensen vinden het moeilijk om te schrijven en geloven dat ze het vocabulaire niet hebben om het te doen. Maar zoals de schrijfleraar William Zinsser zegt, schrijven is gewoon denken op papier. Het enige dat u hoeft te doen, is uw gedachten ordenen, de stijl volgen van het formaat dat u hebt gekozen en de taal gebruiken die eenvoudig en duidelijk is.
Een rapport in een memo schrijven
Schrijf een kop. Voor een memo vermeldt u in de linkerbovenhoek wie de memo moet lezen (bijvoorbeeld Aan: Alle werknemers), wie deze heeft geschreven (Van: uw naam), wie anders deze ontvangt (CC: naam van de ontvanger) de datum (huidige datum) en waar het over gaat (onderwerp: onderwerp om te adresseren.)
Als het om een brief gaat, begin dan met een datum en aanhef, zoals "Aan alle werknemers:".
Overweeg je publiek.Als u naar een algemeen publiek schrijft, gebruikt u een taal die iedereen zal begrijpen. Nieuwe werknemers kennen het vakjargon misschien nog niet en medewerkers op een afdeling begrijpen de terminologie van een ander mogelijk niet.
Maak een schets. Het organiseren van je gedachten zorgt voor helder schrijven. Overweeg wat uw publiek wil weten en wat u hen wilt vertellen. Benadruk belangrijke conclusies van het rapport en wat het betekent voor de mensen die de memo lezen.
Begin met sterke openingsverklaringen. Erken het rapport en zijn conclusies. Bijvoorbeeld: "Als gevolg van ons recente productiviteitsonderzoek, zullen we verschillende wijzigingen aanbrengen in ons internetgebruiksbeleid."
Leg uit. Markeer alle gegevens of bevindingen die de conclusie ondersteunen. "De consultants ontdekten dat medewerkers gemiddeld twee uur per dag e-mail checken en fantasiesportteams beheren." Laat de lezers ook weten wanneer de wijzigingen zullen plaatsvinden.
Vertel mensen waar ze kunnen gaan voor meer complete informatie (indien van toepassing). Bijvoorbeeld: "We zullen dit verder bespreken tijdens onze wekelijkse personeelsvergadering op vrijdag" of "Het volledige rapport is beschikbaar voor alle medewerkers in PDF-vorm." Teken de notitie niet; je naam staat bovenaan de memo. Als u een brief schrijft, gebruikt u uw voornaam, uw volledige naam of uw volledige naam en titel, afhankelijk van de omstandigheden en uw voorkeur.
Herschrijf en snijd de warboel. Herlees de trekking en elimineer onnodige woorden. Bijvoorbeeld: "Het is de mening van het bedrijfsleven dat het kantoor van Scranton actief moet streven naar het verminderen van nietproductiviteitsproblemen door het niet-werkgerelateerde gebruik van bedrijfsmiddelen te beperken," kan worden herschreven als "Corporate heeft ons gevraagd om persoonlijk gebruik van bedrijfseigendommen te beperken. zal onze productiviteit verhogen."
Proeflezen en spellingcontrole. Laat een vertrouwde collega je grammatica en toon controleren; een slecht geschreven zin kan worden geïnterpreteerd op manieren die je nooit hebt bedoeld. Voer ook spellingcontrole uit, maar let op automatische functies voor het vervangen van woorden. Je wilt niet dat je rapport "Indonesië" zegt als je Indiana bedoelt.
