Efficiënt communiceren met werknemers is een van de uitdagingen om een manager te zijn. In tegenstelling tot een persoonlijk gesprek, waarbij het bericht kan worden afgestemd op de persoon die het ontvangt, moet u spreken in een stijl die geschikt is voor iedereen wanneer u spreekt met werknemers als geheel. Dit kan bijzonder moeilijk zijn bij het schrijven van een negatieve memo - een die kritisch is of slecht nieuws levert. Om zo'n bericht te schrijven, moet de manager direct zijn, maar ook tactvol. Het doel zou moeten zijn om uw werknemers aan te moedigen om hun acties te veranderen zonder slechte gevoelens te veroorzaken.
Lever eerst het slechte nieuws. Bij het schrijven van een negatieve memo is het meestal het beste om meteen het slechte nieuws te bereiken. Het toevoegen van een aanzienlijke hoeveelheid van de aanloop naar het bericht heeft verschillende nadelen: ten eerste kan het ervoor zorgen dat het klinkt als een blokkering; ten tweede kunnen sommige werknemers stoppen met lezen voordat ze bij het punt van de memo zijn; en ten derde, als het bericht is verwacht, zullen veel werknemers de introductie toch overslaan. De toon van dit gedeelte moet duidelijk zijn en de feiten duidelijk uiteengezet. Probeer woede of overmatige negativiteit te vermijden.
Bied aanmoediging. Nadat je het slechte nieuws hebt uitgelegd, verschuif je de toon en focus van je memo zodat deze iets optimistischer is. Als uw brief kritiek is geweest, bied dan lof en aanmoediging aan. Als je onplezierig nieuws hebt afgeleverd, benadruk dan het positieve. Het doel van je baan als manager is om te leiden, een taak die nooit belangrijker is dan in tijden van ontbering.
Presenteer een oplossing. Een van de dilemma's waarmee werknemers vaak geconfronteerd worden bij het ontvangen van een negatieve memo, is niet weten welke actie hun supervisor wil dat ze nu ondernemen. Leg in het derde en laatste deel van de brief een duidelijke gedragslijn vast die werknemers kunnen nemen om de situatie te verbeteren. Deze instructie moet duidelijke stappen voor werknemers opleveren en moet op een optimistische toon worden afgeleverd.
Lees het hardop. Voordat u de memo verzendt, moet u de notitie bekijken en het voorlezen. Lees het eerst hardop voor jezelf en vervolgens ten minste een andere persoon die feedback kan geven. Luister goed naar je eigen woordkeuze en probeer elke taal te horen die verkeerd kan worden geïnterpreteerd. Nadat u deze correcties hebt aangebracht, moet de brief worden nagelezen voor grammatica, interpunctie en spelling - om uw werknemers te laten zien dat u de brief met zorg hebt geschreven.
