Effectieve communicatiesystemen vormen een integraal onderdeel van een succesvol bedrijf. Om concurrerend en productief te blijven, moet een bedrijf een georganiseerde, efficiënte benadering ontwikkelen voor het corresponderen en communiceren met zijn eigen werknemers, evenals met klanten, verkopers en andere professionals. Gelukkig is de bedrijfscommunicatie in de loop van de tijd geëvolueerd en bevat deze verschillende soorten zakelijke berichten, variërend van eenvoudig en beproefd tot technologisch geavanceerd.
Zakelijke telefoonboodschappen
Als uw bedrijf meer dan één persoon heeft, moet u uiteindelijk beslissen wat de beste manier is om inkomende telefoonberichten op te nemen en te distribueren. Sommige bedrijven hebben iemand in dienst om telefoongesprekken te screenen, berichten van bellers op te schrijven en deze te verspreiden onder de medewerkers waarvoor ze zijn bedoeld. Andere bedrijven gebruiken een geautomatiseerd voicemailsysteem waarbij bellers hun berichten als spraakopnamen achterlaten. Met voicemail is elke medewerker verantwoordelijk voor het bijhouden van zijn eigen berichten. Sommige kleinere bedrijven hebben alleen voicemailboxen ingesteld voor de afzonderlijke afdelingen van het bedrijf, in plaats van individuele werknemers.
Officememo's
Memoranda (memo's) zijn een soort correspondentie die medewerkers kunnen gebruiken om te communiceren binnen hun eigen afdeling of tussen afdelingen van hetzelfde bedrijf. Memo's zijn meestal kort van aard en hebben niet de formele opmaak van externe schriftelijke zakelijke correspondentie. Memo's hebben echter een indeling en algemene structuur. Elke onderneming formatteert memo's naar eigen voorkeuren, maar in het algemeen geven memo's de ontvanger, de afzender en het onderwerp bovenaan weer, soms vetgedrukt. De hoofdtekst van het bericht bevindt zich onder deze informatie in gewoon lettertype. Medewerkers kunnen memo's persoonlijk leveren of de distributie van de zakelijke post van het bedrijf gebruiken. In sommige beroepen, zoals de juridische en gezondheidszorgsector, gebruiken mensen memo's om korte berichten te sturen naar andere professionals en in sommige gevallen klanten. Mensen kunnen dit soort memo's per post, per e-mail en per fax verzenden.
zakelijke E-mail
Tegenwoordig gebruiken veel bedrijven e-mailcorrespondentie als een manier om te communiceren binnen het bedrijf, maar ook met klanten, leveranciers en andere bedrijven. Als het bedrijf een website heeft, kunnen werknemers e-mailadressen hebben met de domeinnaam van het bedrijf, zoals '[email protected]'. E-mailcorrespondentie is meestal minder formeel dan handgeschreven correspondentie, een feit dat zijn voor- en nadelen heeft. Veel bedrijven die hun werknemers toestaan e-mailadressen van bedrijven te gebruiken, vinden het nuttig om een uniforme standaard voor zakelijke e-mail op te stellen. Bedrijven kunnen het gebruik van werknemers beperken voor zakelijke doeleinden en strikt regelen welke e-mailbijlagen een medewerker mag downloaden. Als het bedrijf een vertrouwelijkheidsovereenkomst heeft met zijn werknemers, zal deze overeenkomst waarschijnlijk betrekking hebben op het gebruik door de werknemers van zakelijke e-mailcorrespondentie. Een bedrijf heeft goed het recht om van een medewerker te eisen dat hij het bedrijf in een positief daglicht zet, terwijl hij correspondeert met het e-mailadres van een bedrijf. Sommige bedrijven kunnen van werknemers die een bedrijfsmail gebruiken eist dat zij automatisch een e-mailhandtekening aan hun e-mail toevoegen. Deze handtekening kan de volledige naam en titel van de werknemer bij het bedrijf bevatten, evenals de bedrijfsnaam, telefoonnummer, website en andere relevante informatie.
Zakelijke correspondentie
Professionele zakelijke correspondentie heeft een lange en formele geschiedenis. Bedrijven laten vaak een briefhoofdontwerp maken waarop alle bedrijfscorrespondentie wordt afgedrukt. Het ontwerp van het briefhoofd kan het bedrijfslogo bevatten, evenals algemene contactgegevens, zoals het postadres van het bedrijf, telefoon- en faxnummers en het adres van de website. Sommige bedrijven passen het sjabloon voor het briefhoofd voor individuen binnen het bedrijf aan door persoonlijke extensies en individuele e-mailadressen aan de contactinformatie toe te voegen. Geschreven zakelijke correspondentie heeft een formele structuur. Hoewel het exacte formaat kan verschillen, staat de datum doorgaans bovenaan in de brief en zijn de volledige naam, titel, bedrijf en postadres van de ontvanger onder de datum. U hoeft geen onderwerpregel of veldlabels toe te voegen, zoals "Aan:" naast de naam en het adres van de ontvanger. Geschreven zakelijke correspondentie maakt gebruik van openingen, zoals 'Beste' aan het begin, gevolgd door de naam van de ontvanger en afsluitende begroetingen aan het eind, zoals 'Oprecht', met de naam van de afzender eronder. De afzender kan de brief met de hand ondertekenen voor een persoonlijk tintje. Als iemand anders dan de afzender van de brief het heeft geschreven of getypt, moet de typist de initialen van de afzender, een dubbele punt en haar eigen initialen onder de handtekening bevatten. Als dezelfde brief naar meerdere ontvangers wordt verzonden, moet deze worden geadresseerd aan de hoofdontvanger. Vervolgens moeten alle andere ontvangers onderaan de e-mail worden vermeld naast de letters 'CC', die staan voor 'carbon copy'.
