Het maakt niet uit wat voor branche je bent, het is een must voor alle ondernemers om een basisbusinessbrief te schrijven. Hoewel zakelijke standaardcorrespondentie heel gebruikelijk is, zijn er verschillende soorten zakelijke brieven in technisch schrijven. Zakelijke brieven verschillen per doelgroep, doel, auteur en specifieke indeling.
Doorgaan sollicitatiebrief
Ondernemers gebruiken de cv-brief met een cv in het sollicitatieproces om zichzelf te "verkopen" aan de organisatie waartoe ze zich proberen aan te sluiten. De sollicitatiebrief is de eerste indruk die u als werkzoekende op uw potentiële werkgever maakt en werkgevers gebruiken de begeleidende brief vaak als een lakmoesproef om te bepalen of de cv de moeite waard is om te lezen. Volgens het Purdue Online Writing Lab, zou je je sollicitatiebrief in een verhalende stem moeten schrijven, met de nadruk op de ervaringen en vaardigheden die je hebben voorbereid op de baan die je zoekt. Het schrijfcentrum aan de Universiteit van North Carolina in Chapel Hill suggereert schrijven op een toon die ligt tussen extreem conversatie en extreem formeel. Gebruik veelvuldig actiewerkwoorden bij het schrijven van uw sollicitatiebrief en gebruik de door hulp gevraagde advertentie of functieomschrijving om sleutelwoorden te vinden, zoals 'op details gericht', die in uw brief moeten worden opgenomen.
Overtuigende zakelijke brief
Als u een overtuigende zakelijke brief schrijft, probeert u de ontvanger ervan te overtuigen om acties te ondernemen die u aanbeveelt. U kunt dit soort zakelijke brief schrijven aan een medewerker, leidinggevende, klant of collega of aan andere partijen binnen of buiten uw organisatie. Een overtuigende zakelijke brief moet het doel (om te overtuigen) in de eerste paar zinnen aangeven, aldus EnglishClub. Zakelijk schrijven is beknopt omdat zakenmensen stereotiep bezig zijn. Het is erg belangrijk dat uw brief snel ter zake komt en geen tijd verspilt aan onnodige introducties, sociale contacten of details. Geef de loop van de actie aan waarvan u wilt dat uw lezer deze in de eerste paar regels vastlegt en geef de hoofdtekst door waarin de voordelen van de actie worden uiteengezet of leg uit waarom deze moet worden genomen. Zorg ervoor dat u duidelijk alle noodzakelijke details opneemt. EnglishClub suggereert ook dat je ook duidelijk aangeeft of je een antwoord nodig hebt.
Als je een overtuigende zakelijke brief schrijft, analyseer je je publiek. Aan wie u schrijft, bepaalt u welke informatie u opneemt. U zou bijvoorbeeld alleen een introductie toevoegen als de persoon naar wie u schrijft u niet kent. Bovendien zou een manager andere voordelen in de loop van de actie vinden dan een klant.
Brieven van verontschuldiging
Hoewel ze een van de meest voorkomende soorten zakelijke brieven zijn, zijn brieven van verontschuldiging ook een van de moeilijkste om te schrijven. U moet schrijven om 'gezicht te redden', zodat uw bedrijf integriteit behoudt terwijl u oprechte verontschuldigingen aanbiedt voor de indiscretie. Net als andere zakelijke communicatie, kom meteen ter zake. Schrijf de intentie van de brief - om je excuses aan te bieden - en waar je je in de eerste alinea voor verontschuldigt. Volgens ABusinessResource moet je volgende alinea de benadeelde partij vragen om de fout te vergeven en uit te leggen hoe de fout is gemaakt, evenals alles wat er wordt gedaan om ervoor te zorgen dat het niet opnieuw gebeurt. Ten slotte moet u uw verontschuldiging opnieuw aanbieden en aanbieden om de fout goed te maken met korting, gratis koopwaar of op een andere geschikte manier. Blijkens een verontschuldigingsbrief nooit defensief en geef altijd de contactgegevens van iemand die het probleem het beste kan aanpakken.
