Of u nu communiceert met werknemers, leveranciers of klanten, ervoor zorgen dat u effectieve berichten produceert, is van cruciaal belang voor het succes van uw bedrijf. Om er zeker van te zijn dat uw zakelijke communicatie op schema ligt, moet u ervoor zorgen dat deze de vijf kenmerken bevat die de meest effectieve berichten gemeen hebben.
Duidelijk doel
Effectieve berichten bevatten een duidelijk doel om het beoogde publiek te informeren, te overtuigen of samen te werken. Het bericht moet worden ontworpen op basis van het niveau van begrip, de potentiële reactie en de relatie van het publiek met de componist. Over het algemeen is het het beste om in elk bericht slechts één hoofdidee op te nemen, tenzij er nauw verwante problemen zijn die samen moeten worden aangepakt. Het hebben van een duidelijk doel in zakelijke communicatie zal ook helpen bepalen welk medium wordt gebruikt om het bericht te bezorgen.
Geschikte kanalen
Het is ook belangrijk om het juiste kanaal te kiezen om het bericht te bezorgen. E-mailcommunicatie kan worden gebruikt voor bezorging bij een groot publiek, terwijl face-to-face communicatie meer geschikt is voor kleinere groepen. Formele communicatie waarvoor documentatie nodig is, zoals reviews van medewerkers of beleidswijzigingen, is het beste in geschreven vorm. Het is aan de afzender om te bepalen welk verkooppunt het meest geschikt is voor een bepaald bericht. Een videopresentatie die een bedrijf sociaal aankondigt, is bijvoorbeeld een creatieve en leuke manier om werknemers te enthousiasmeren, terwijl het gebruik van video om een overlijden in de familie van de CEO aan te kondigen, ongevoelig kan overkomen. Het medium moet het doel van het bericht aanvullen, niet vervormen.
Juiste feiten
Zakelijke communicatie vereist een hoge mate van nauwkeurigheid bij het rapporteren van informatie. Kenmerken van effectieve zakelijke berichten omvatten duidelijke datums, feiten, middelen en schema's die voor volledigheid en duidelijkheid moeten worden gecontroleerd. Effectieve berichten zijn ook vrij van jargon, jargon en 'zakelijk taalgebruik'. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen dat "het bedrijf premium kansen gebruikt om strategieën uit te breiden", vereenvoudig het door te zeggen, "ons team gebruikt de beste middelen om ons bedrijf te laten groeien."
Berichten voltooien
Schriftelijke en mondelinge communicatie zal alleen effectief zijn als de berichten compleet zijn. Zakelijke berichten die slechts een deel van het verhaal vertellen, kunnen de ontvangers in de war brengen en er niet in slagen ze in te schakelen zoals bedoeld. Een goede test is om te vragen of een bericht alle volgende vragen beantwoordt: wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe. De enige manier voor werknemers, verkopers of zakelijke partners om op een bericht in te grijpen, is of ze de volledige reikwijdte krijgen.
Creatieve kenmerken
Ongeacht of zakelijke communicatie bedoeld is voor venture capitalists of beveiligingspersoneel, mensen letten alleen op wat hen interesseert. De meest effectieve berichten zijn kort, aantrekkelijk en to the point. De meeste mensen zullen niet elke boodschap interessant vinden, dus een effectieve berichtgeving in zakelijke communicatie moet een beetje creativiteit bevatten. Samenvattende en condenserende berichten vergroten de kans dat ze worden gelezen, terwijl het benadrukken van ideeën van groot belang feedback en actie zal stimuleren.
