Tijdschema's voor werknemers zijn van cruciaal belang voor het vastleggen van verschuldigde lonen, verlofuren en afwezigheden van werknemers. Veel werkgevers slaan de tijd- en salarisadministratie van hun medewerkers op als back-up voor hun loonverwerking. Historische gegevens zijn nuttig als u de lonen van werknemers, inhouding van belasting en loonaftrek moet controleren. Federale wetten geven echter aan hoe lang werkgevers een werkervaring moeten bijhouden, waaronder de periode dat werkgevers ook tijdregistraties moeten bijhouden. Volgens de federale wetgeving moeten werkgevers de tijdschema's minimaal twee jaar bewaren.
Tewerkstellingsregisters bevatten informatie over de functieopdrachten, prestaties, discipline of corrigerende maatregelen van de medewerker en eventuele contracten of overeenkomsten, zoals een collectieve arbeidsovereenkomst of arbeidsovereenkomst. Compensatie-informatie maakt ook deel uit van het record van een werknemer, samen met tijdregistraties die over het algemeen persoonlijke informatie bevatten, zoals het sofi-nummer van de werknemer, loonkostenpercentage, vrijgestelde of niet-uitgesloten classificatie, vakantie of betaald verlof op transactiebasis, en in sommige gevallen overwerk of een differentieel tarief.
Timesheets zijn arbeidsrecords
Afhankelijk van de archiveringspraktijken van een werkgever, maken werkbriefjes deel uit van het arbeidsrecord of worden ze afzonderlijk opgeslagen als loonadministratie. Hoe dan ook, tijdregistraties en urenstaten worden beschouwd als een arbeidsrecord en zijn daarom onderworpen aan bepaalde wetten die de archiveringsverplichtingen van werkgevers opleggen.
Fair Labor Standards Act
Werkgevers die onderworpen zijn aan de Fair Labor Standards Act moeten zich houden aan de voorschriften betreffende minimumloon, overwerkvergoeding, vrijgestelde en niet-uitgesloten classificatie en archivering met betrekking tot alles wat te maken heeft met de beloning van werknemers. De FLSA vereist geen specifiek formaat voor het bijhouden van tijdschema's voor werknemers, maar het bureau vereist wel dat werkgevers bepaalde gedetailleerde informatie over niet-genoten tijd en beloning van werknemers behouden.
Record behoud
Recordretentie voor loonadministratie en vakbondcontracten is drie jaar. Voor urenstaten en verslagen met specifieke informatie zoals gewerkte dagen, aftrekkingen, inhouding en andere details, is de vereiste twee jaar. Best practices voor human resources zouden waarschijnlijk aanbevelen om alle records met betrekking tot werknemersbeloning en compensatie gedurende drie jaar te handhaven, omdat er een aanzienlijke overlap is tussen records die werkgevers gedurende twee jaar moeten bewaren en records die werkgevers drie jaar moeten bewaren.
Er zijn afzonderlijke vereisten voor de soorten records die werkgevers zouden moeten bijhouden voor vrijgestelde werknemers; het is echter in het belang van werkgevers om records op dezelfde manier en voor een gelijke periode te bewaren. Dit komt ten goede aan werkgevers in geval er vragen rijzen met betrekking tot vergelijkingen tussen vrijgestelde en niet-uitbetaalde werknemers. Wanneer werkgevers vrijgestelde werknemersrecords bewaren op basis van een totaal ander proces dan niet-uitgesloten werknemers, is het moeilijk om HR-praktijken te rechtvaardigen met betrekking tot vrijgestelde versus niet-betaalde betalingen als de records niet op een consistente manier gedurende dezelfde periode worden bijgehouden.
EEOC boekhoudregels
De federale overheid maakt het gemakkelijk voor werkgevers om uit te zoeken wat ze nodig hebben om te behouden en voor hoe lang door het vaststellen van vergelijkbare, over alles heen werkende boekhoudkundige regels. De Amerikaanse Equal Employment Opportunity Commission handhaaft antidiscriminatiewetgeving en als onderdeel van zijn handhavingsinstantie vereist het dat werkgevers gedurende drie jaar loonadministratie en andere arbeidsverleden bijhouden. In feite zegt het EEOC dat records die kunnen worden opgenomen in een claim op grond van de Equal Pay Act gedurende minstens drie jaar moeten worden bewaard. Tewerkstellingsregisters, inclusief tijdregistraties die deel uitmaken van een officiële beschuldiging van discriminatie, moeten worden bewaard tot het definitieve besluit.
