Een sollicitatie geeft managers belangrijke informatie over een huurkandidaat. Het kan ook waardevolle informatie bieden in de toekomst als er vragen worden gesteld over de persoon die is ingehuurd om een baan te vervullen of over waarom een bepaalde kandidaat niet werd aangenomen. Het onderhouden van goede arbeidsregistraties kan een werkgever helpen beschermen in het geval er een rechtszaak tegen het bedrijf wordt aangespannen.
Records huren
Alle interviewnota's en vragen over sollicitaties moeten relevante aantekeningen bevatten om een wervingsbeslissing te vergemakkelijken. Het is een goed idee om sollicitaties bij te houden voor personen die voor het bedrijf werken voor de duur van hun dienstverband, plus een extra 2 jaar na beëindiging van het dienstverband.
Gevraagde applicaties
Bewaar alle sollicitaties die u ontvangt als reactie op een vacature of advertentie die u plaatst voor een vacature. Als in de toekomst een afgewezen aanvrager beweert dat u discriminerend was bij het afwijzen van haar aanvraag, moet u mogelijk worden gevraagd haar aanvraag in te dienen en objectief uit te leggen waarom u haar niet hebt beschouwd. De wet vereist over het algemeen dat u deze aanvragen twee jaar moet houden.
Open sollicitaties
U kunt ook ongevraagde applicaties ontvangen, hetzij in de mail, persoonlijk of via internet. Dit is vaak een zeer nuttige bron van kandidaatgegevens, en het uitnodigen van iemand voor een sollicitatiegesprek op basis van een ongevraagde aanvraag kan u veel tijd en geld besparen als het gaat om het vervullen van vacatures, met name die welke onverwacht zijn. Als u dit echter doet, valideert u ongevraagde applicaties als een weg naar werkgelegenheid bij uw bedrijf en alle ongevraagde applicaties krijgen de status van juridische documenten die u in het bestand moet bewaren. De wet is iets minder duidelijk over hoe lang ongevraagde applicaties moeten worden bewaard, maar HR-professionals raden aan om dezelfde 2-jarige standaard te gebruiken als voor gevraagde applicaties.
Toepassingen behouden
Wanneer aanvragen van niet-geslaagde kandidaten een beginpunt kunnen vormen voor het vervullen van de vacature, wordt de volgende reden die in het algemeen wordt gegeven voor het behouden van sollicitaties, hun potentiële waarde in de verdediging tegen een rechtszaak. Verschillende federale en staatswetten verbieden discriminatie bij het aannemen van personeel om verschillende redenen, zoals leeftijd, geslacht, religie, nationale afkomst, handicap die de uitvoering van de baan niet verstoort, en burgerlijke staat, onder anderen. Niet succesvolle sollicitanten beweren soms dat ze werden gediscrimineerd tijdens het sollicitatieproces. Uw beste verdediging tegen dergelijke kosten is het produceren van de oorspronkelijke toepassing en het bijbehorende materiaal, evenals de gelijktijdige notities die u in de toepassing hebt gemaakt.Als u de beste wervings- en wervingspraktijken volgt, biedt dat materiaal een objectieve rechtvaardiging voor het feit dat u de sollicitant niet hebt ingehuurd.
