Als u een bedrijf runt, hebt u waarschijnlijk te maken met ten minste één werknemer van 1099. Deze teamleden kunnen bedrijven geld besparen en tegelijkertijd flexibiliteit bieden, dus hun populariteit is geen verrassing. Helaas is het vaak een beetje moeilijk om te bepalen wie een 1099 daadwerkelijk zou moeten ontvangen. De lijn tussen een werknemer en een onafhankelijke contractant is in de gig-economie steeds magerder geworden, maar als u werknemers verkeerd classificeert, bent u onderhevig aan IRS-boetes en -potentieel rechtszaken. Als een harde regel geldt dat iedereen die uw bedrijf betaalt meer dan $ 600, die geen voltijdse werknemer is, waarschijnlijk een 1099-formulier moet ontvangen, maar er zijn uitzonderingen.
Wie krijgt a1099?
Dus het belastingjaar loopt ten einde en je vraagt je af of je een lastig 1099-MISC-formulier moet sturen. Wel, het goede nieuws is dat ze niet zo ingewikkeld zijn om uit te sturen als je zou denken - maar hoe bepaal je wie er een krijgt? Mogelijk moet je meer 1099s versturen dan je aanvankelijk dacht.
Volgens The Society for Human Resource Management moet je een 1099 indienen voor elke aannemer die je $ 600 of meer hebt betaald. Dit omvat contanten uit huurprijzen, prijzen, beloningen en andere inkomensbetalingen. Als je een consultant $ 599 of minder hebt betaald, zijn ze nog steeds verantwoordelijk voor het betalen van hun billijk aandeel aan belastingen; je bent niet degene die verantwoordelijk is voor het waarschuwen van de IRS.
Hoe zit het met beurzen of beurzen? Dit is een beetje een grijs gebied. Hoewel sommige universiteiten 1099-MISC's indienen voor ontvangers van beurzen en fellows, doen ze dit meestal alleen als het geld niet wordt gegeven voor uitgevoerde services. Met andere woorden, het was een onderscheiding. Niettemin beweert de IRS dat bepaalde belastbare beurzen of beurzen niet bij hen hoeven te worden gemeld. Als geld afkomstig is van uitgevoerde services, zoals een subsidie om onderzoek uit te voeren, zou u een formulier W-2 indienen.
Royalties zijn iets heel anders. U moet een 1099 sturen naar iedereen die u ten minste $ 10 heeft betaald aan royalty's of bemiddelingsbetalingen in plaats van dividenden van belastingvrije rente. Weet u niet zeker of u royalty's hebt betaald? Dit zijn betalingen aan juridische eigenaren van onroerend goed, patenten, auteursrechtelijk beschermde werken, franchises en handelsmerken. Streamingservice Spotify betaalt bijvoorbeeld royalties aan onafhankelijke songwriters voor elke stream van hun nummer. Als het label het copyright van het nummer bezit, betalen ze het label en krijgt het label de 1099. Royalty's kunnen ook worden betaald voor natuurlijke bronnen. In de olie- en gasindustrie betalen bedrijven royalties aan landeigenaren en sturen ze vervolgens 1099's naar bronnen die ze uit hun eigendom halen.
Bovendien moet je een 1099 sturen voor elke bruto opbrengst die aan een advocaat wordt betaald, op voorwaarde dat het meer is dan $ 600. Dit inkomen is anders dan wat je zou betalen voor hun reguliere diensten, bijvoorbeeld hun uurtarief voor het raadplegen of het opstellen van een contract. Het is meer gebruikelijk wat u zou betalen in het geval van een vaststellingsovereenkomst. In het tragische geval van het overlijden van een werknemer, moet je het loon dat ze nog steeds aan hun nalatenschap verschuldigd zijn, melden met een 1099.
De IRS zegt ook dat bedrijven een 1099-MISC moeten gebruiken om de "directe verkoop van ten minste $ 5000 aan consumentenproducten voor wederverkoop elders dan een permanente winkel" en voor "elke persoon waarvan de werkgever federale inkomstenbelasting onder de back-up bronregels."
Wie krijgt geen 1099? Als u een werknemer vergoedt voor zijn zakelijke uitgaven, moet dat op een W-2 gebeuren. U vermijdt over het algemeen ook een 1099 te gebruiken bij betalingen aan andere bedrijven, feitelijke werknemers of belastingvrije organisaties.
Omdat de kern van wie een 1099 krijgt ingewikkeld is en zich kan uitstrekken tot dingen die zo specifiek zijn als het melden van contante betalingen voor vis en in het water levende organismen, moet u een accountant raadplegen als u nog steeds niet zeker bent.
1099 versus W2
1099s en W2s zijn twee verschillende belastingvormen. Tegen het einde van het belastingjaar vullen bedrijven een 1099-MISC in voor onafhankelijke contractanten en een W-2 voor werknemers. W-2-werknemers hebben meestal loonheffingen die automatisch worden ingehouden en aan de IRS worden afgedragen via hun werkgever, terwijl 1099 leveranciers op kwartaalbasis verantwoordelijk zijn voor het betalen van hun eigen belastingen, inclusief een aanvullende belasting op zelfstandigen.
Het formulier dat iemand ontvangt tijdens het instapproces bepaalt of u een 1099 of W-2 stuurt om hun inkomsten aan het eind van het jaar te rapporteren. Als u een onafhankelijke contractant inhuurt die een 1099-MISC krijgt, moeten deze een W-9-formulier invullen wanneer ze worden aangenomen. Dit vraagt hen om hun belastingnummer of werkgeversidentificatienummer. Vergeet niet dat onafhankelijke contractanten worden beschouwd als zakelijke entiteiten, niet als individuen. Een W-4-formulier moet aan nieuwe werknemers worden gegeven. Dit helpt een werkgever om te weten hoeveel geld moet worden ingehouden voor federale belastingen. W-4-formulieren vragen om een burgerservicenummer omdat de persoon wordt beschouwd als een persoon, geen bedrijf.
Wat bepaalt een 1099 leverancier?
De grens tussen een 1099-leverancier en een werknemer is soms erg mager en grote bedrijven zijn in warm water gevallen omdat ze het verschil niet konden onderscheiden. Een van de meest prominente zaken betrof Microsoft, die freelancers ingehuurd om hun kernteam aan het einde van de jaren 80 en vroege jaren 90 aan te vullen. Als aannemers hebben deze nieuwe medewerkers geen personeelsbeloningen ontvangen, waaronder een 401 (k) -plan, kortingen op de inkoopopties voor aandelen en een ziektekostenverzekering, en Microsoft betaalde geen socialezekerheids- of loonheffingen voor hen. Het enige probleem was dat Microsoft die werknemers niet behandelde als 1099 werknemers.
De contractanten van Microsoft werkten ter plaatse samen met de vaste werknemers van het bedrijf, voerden dezelfde functies uit en werkten op dezelfde uren. Uiteindelijk controleerde de IRS de loonheffingen van het bedrijf, bepaalde de contractanten werknemers en dwong Microsoft om terugbelastingen en overuren te betalen. Microsoft verloor ook een rechtszaak van verkeerd gekwalificeerde werknemers die gedurende de volledige duur van hun contract om volledige employee benefits vroegen. Kortom, je wilt niet zoals Microsoft eindigen. Dus, hoe vertel je het verschil? Het heeft alles te maken met wie de controle over het werk heeft. Waarschijnlijk een werknemer van 1099:
- Maakt hun eigen uren: Medewerkers zijn beschikbaar voor een vast aantal reguliere uren, terwijl onafhankelijke contractanten doorgaans flexibele planningen hebben en alleen verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor vooraf afgesproken vergaderingen en afgesproken deadlines.
- Werkt niet op kantoor: Er kunnen vergaderingen op locatie zijn of werkzaamheden die op kantoor moeten worden uitgevoerd, maar een onafhankelijke contractant werkt meestal niet de hele dag gedurende langere perioden.
- Heeft zijn eigen uitrusting: Omdat onafhankelijke contractanten een eigen bedrijf hebben, hebben ze hun eigen apparatuur. Als u een aannemer een werklaptop of een mobiele telefoon koopt, is dat een vlag waarvan zij feitelijk een werknemer zijn, althans in de ogen van de IRS.
- Voert geen essentiële functies uit voor onbepaalde tijd: 1099 werknemers kunnen taken uitvoeren die essentieel zijn voor het succes van uw bedrijf, maar ze verrichten doorgaans geen essentiële functies op een permanente basis. U kunt bijvoorbeeld een aannemer inhuren om de website van uw reclamebedrijf te ontwerpen, maar u zou geen aannemer inhuren om leiding te geven aan uw verkoopteam.
- Werkt voor andere klanten: Dit is de gemakkelijkste verteller. Als u verwacht dat een 1099-leverancier 35 uur of langer met uw bedrijf doorbrengt, is er een veilige gok dat zij geen tijd met andere klanten hebben. In dit geval zijn ze waarschijnlijk verkeerd geclassificeerd en moeten ze een werknemer zijn.
Nog steeds verward? Volgens The New York Times hebben de meeste werkgevers de neiging werknemers te misclassificeren wanneer ze iemand inhuren voor een tijdelijke functie of een tijdelijke functie. Het aantal uren dat iemand werkt, is niet bepalend voor de vraag of iemand een aannemer is - het is degene die opdraagt hoe en wanneer ze dat doen. Als u dicteert waar, wanneer en hoe een huur moet werken, zijn ze waarschijnlijk werknemers. U hebt bijvoorbeeld een project aan het einde van de maand. U zou uw werknemer vragen om van 9.00 uur tot 17.00 uur op kantoor te komen. totdat het project is voltooid. U vraagt uw 1099-contractant om zijn eigen planning in te stellen, zolang het project aan het einde van de maand is voltooid.
Als je nog steeds in de war bent, kun je het beste praten met een HR-consultant of een belastingadviseur.
Kan een 1099-formulier met de hand worden geschreven?
Het uittypen van een 1099-formulier voelt soms als een gedoe, vooral als uw bedrijf geen Adobe Reader Pro heeft, waardoor PDF-bestanden gemakkelijk en snel kunnen worden bewerkt. Wat doe je als je de 1099 van de IRS-website hebt gedownload? Het goede nieuws is dat je het formulier met de hand kunt schrijven, zolang je maar minder dan 250 berichten mailt. Natuurlijk dringt de IRS er bij werkgevers op aan hun formulieren elektronisch in te dienen, omdat het minder middelen gebruikt dan met slakkenpost. Als u deze route aflegt, is het onvermijdelijk om uw formulier te typen.
Als u ervoor kiest om uw 1099-formulieren met de hand te schrijven, let dan op uw handschrift. De IRS beveelt blokletters aan (laten we een "L" niet verwarren met een "I") en moedigt iedereen aan zwarte inkt te gebruiken. De IRS gebruikt machines om 1099-formulieren te lezen, dus als uw handschrift te slordig is, veroorzaakt dit fouten.
Waarom u 1099 werknemers zou aannemen
U vraagt zich wellicht af waarom uw bedrijf in de eerste plaats zou kiezen om een werknemer van 1099 in plaats van een werknemer aan te nemen. Niemand is beter dan de ander, maar 1099 werknemers kunnen bepaalde voordelen bieden voor het uitbreiden van bedrijven of seizoensgebonden activiteiten.
Als het erop aan komt, 1099 werknemers uiteindelijk bedrijven veel geld besparen, daarom heeft de IRS gekeken naar bedrijven die hun werknemers als aannemers misclassificeren. Een bedrijf hoeft geen aannemers dure gezondheidsvoordelen te bieden en betaalt geen werkloosheidsbelastingen, loonheffingen, werknemersvergoedingen en arbeidsongeschiktheid zoals ze moeten doen voor W-2-werknemers. Ze hoeven ook geen aannemers te betalen voor hun vakantie en zijn niet verantwoordelijk voor de kosten van ziektedagen en pensioenen. Geschat wordt dat aannemers een bedrijf ongeveer 30 procent kunnen besparen in vergelijking met een reguliere werknemer.
Daarnaast bieden aannemers een betere waarde omdat ze niet zijn onderworpen aan minimumloonmandaten of aanvullende overuren. U weet precies wat u vooraf betaalt, ongeacht hoe lang een project duurt. Het is natuurlijk niet erg ethisch om uw aannemers minder te betalen dan het minimum van de staat, vooral omdat ze op de haak zijn voor extra belastingen.
1099 werknemers hebben niet alleen gelijke besparingen. Ze bieden bedrijven flexibiliteit en onmiddellijke productiviteit. Professionele onafhankelijke aannemers hebben doorgaans niet dezelfde soort praktische training nodig als werknemers. Ze zijn al de baas over hun eigen bedrijf. Bedrijven kiezen er vaak voor om aannemers in te huren via aanwervingsbedrijven, wat het werven eenvoudiger maakt dan het zelfstandig opzoeken van een werknemer. Het invullen van een rol is bijna onmiddellijk.
Bedrijven kiezen er ook voor om aannemers in te huren als ze de wateren testen. Misschien weet u niet zeker of u wilt uitbreiden. Misschien bent u overdreven voorzichtig wanneer u een voltijdwerknemer inhuurt omdat u eerder bent verbrand. Aannemers hebben weinig toewijding en u bent niet verplicht om het contract te verlengen zodra het vervalt. Dit is geweldig voor bedrijven die een hoge seizoensvraag zien of snel groeien in een volatiele sector.
