Zelfs in een eenpersoonskantoor is het organiseren van kantoorprocedures van essentieel belang voor een efficiënte bedrijfsvoering. Het creëren van een set georganiseerde procedures maakt het runnen van een bedrijf eenvoudiger en vermindert de hoeveelheid tijd die nodig is voor overheadtaken zoals archiveren, aankopen en basis papierwerk doen.
Items die je nodig hebt
-
Tekstverwerkingssoftware
-
Printer
-
Drie-ringband
Maak een lijst met procedures die moeten worden georganiseerd. Zorg ervoor dat u alle kantoorprocedures vermeldt die u in de toekomst verwacht te doen, zelfs als ze niet vaak worden uitgevoerd.
Bepaal de persoon die momenteel verantwoordelijk is voor elke kantoorprocedure. Als meer dan één persoon verantwoordelijk is, identificeer dan de persoon die de procedure het meest effectief uitvoert, of wie het meest gearticuleerd is over het beschrijven van de procedure.
Verzoek om een persoon een gedetailleerde beschrijving te geven van hoe zij elke kantoorprocedure uitvoeren. Zorg ervoor dat elke persoon een stapsgewijs, duidelijk formaat volgt door een sjabloon of een voorbeeld te geven van hoe elke beschrijving van de kantoorprocedure moet worden geschreven. Verzoek dat elke persoon een kopie van zijn beschrijving in een gebruikelijke tekstverwerkingsdocumentindeling verstrekt.
Alle beschrijvingen van kantoorprocedures combineren tot één hoofddocument, ingedeeld naar hoofdstukken op functie. Groepeer bijvoorbeeld alle boekhoudprocedures in één hoofdstuk, alle verzendprocedures in een ander hoofdstuk.
Druk het volledige document af en zorg voor minstens één bindmiddel met drie ringen en alle kantoorprocedures voor uw personeel. Geef elk personeelslid een afzonderlijk document met alle kantoorprocedures waarvoor zij verantwoordelijk zijn en zorg ervoor dat alle medewerkers de documenten lezen die betrekking hebben op de kantoorprocedures die zij regelmatig uitvoeren.
