Memoranda of memo's zijn korte zakelijke communicaties die dienen om belangrijke stukjes informatie door te geven aan mensen in een beknopte en gemakkelijk te lezen vorm. Een duidelijke memolitel is een belangrijk aspect van elke memo omdat het de lezer voorbereid op wat komen gaat. Een snelle scan van de kop onthult belangrijke informatie over wie er bij het onderwerp betrokken is, wat er zal worden aangepakt en wanneer de memo is verzonden. Een consistent heading-formaat maakt het gemakkelijk voor werknemers en medewerkers om deze nuttige documenten te lezen, begrijpen en archiveren.
Formatteer elke memo op dezelfde manier met to, from, datum en onderwerpregels die duidelijk zijn aangegeven. Deze elementen moeten op afzonderlijke regels en in hoofdletters worden afgedrukt.
Typ de naam en titels van alle afzenders en ontvangers in de secties "to" en "from" van de memo. U hoeft de heer of mevrouw niet in een memo te gebruiken, hoewel Dr. zo nu en dan wordt gebruikt. Neem de voor- en achternaam van elk individu op om verwarring te voorkomen.
Zet de huidige datum in het gedeelte 'datum' van de kop. Neem de dag van de week niet op, maar neem wel het jaar op.
Schrijf een beknopte en informatieve onderwerpregel. Vermijd onderwerpen met één of twee woorden die niet voldoende informatie bevatten, zoals 'Bedrijfsupdate'. Kies een onderwerp waarmee uw ontvangers precies weten waar de memo over gaat, zoals 'Bedrijfsc dresscode-update'.
Tips
-
De headingelementen kunnen naar wens opnieuw worden gerangschikt. Sommige bedrijven geven er de voorkeur aan om de onderwerpregel hoger in de kop te zetten. Wat u ook kiest, houd het consistent van de ene memo tot de volgende.
Als u een voorgedrukt memoblad gebruikt en de details met de hand schrijft, hoeft u na elk element van de kop geen dubbele punt in te voegen.
