Je hebt mogelijk hard gewerkt in de organisatie en hebt onderweg een promotie ontvangen. Maar samen met de toegenomen verantwoordelijkheden komt de noodzaak om vergaderingen te leiden. Om de vergaderingen hun doelstellingen te laten bereiken, zijn er bepaalde dingen die u moet doen als de leider van de sessie. Lees verder om te leren wat er nodig is om een effectieve ontmoetingsleider te zijn.
Bereiden. Bereiden. Bereiden. Dit is de hoofdregel voor iedereen die verantwoordelijk is voor het houden van een vergadering. Ten eerste, weet het onderwerp koud en in staat om eventuele vragen erover te beantwoorden. Ten tweede, bereid en circuleer een agenda voor de vergadering die niet alleen laat zien wat wordt besproken en door wie, maar ook aangeeft wanneer de vergadering begint en eindigt. Ten derde, probeer verrassingen te voorkomen door vóór de vergadering met de deelnemers aan de vergadering te overleggen om een idee te krijgen van hoe zij de agendapunten zouden kunnen benaderen.
Wees op tijd. Iedereen staat onder druk om tijdens de werkdag meer te doen dan hij zou willen. Er is dus niets ergers dan dat iemand je naar een vergadering roept en dan te laat komt. Respecteer de tijd van mensen door op de vergadering te zijn vóór het schema en start de vergadering op tijd, ook al zijn sommige deelnemers nog niet gearriveerd. Op deze manier wordt uw respect voor de tijd van de deelnemers beantwoord.
Blijf bij de agenda en de tijd die voor elk item is toegewezen. Hoeveel vergaderingen heb je bijgewoond waar een groot deel van de discussie niet op het spel stond? De meeste van die bijeenkomsten waren veel minder effectief dan wanneer de persoon die ze leidde erop had aangedrongen om bij de agenda te blijven. Als leider van de bijeenkomst moet je krachtig zijn zonder onbeleefd te zijn.
Probeer consensus te bereiken over uw standpunt onder de aanwezigen. Dat gezegd hebbende, is het altijd raadzaam om naar een tegengestelde mening te luisteren, want je zult heel vaak worden overgehaald om van gedachten te veranderen bij nader inzien.
Boven alles, wees eerlijk. Hoewel je vooruitgang zult boeken door plannen uit te voeren met een meerderheid van stemmen, heeft de leider van de vergadering veel mogelijkheden om zijn mening te geven, ongeacht of deze wordt gedeeld door anderen.Eerlijk en openhartig zijn, zijn eigenschappen die altijd moeten worden aangetoond door de persoon die een vergadering organiseert. Je krijgt misschien niet je zin, maar de aanwezigen zullen je respecteren omdat je eerlijk bent.
