Een managementinformatiesysteem (MIS), of informatiebeheersysteem, is met name van cruciaal belang voor bedrijven die samenwerken met andere bedrijven, dus de twee moeten informatie delen met, of informatie aan elkaar overdragen. Bovendien kunnen bedrijven met meer dan één afdeling of eenheid het MIS gebruiken om informatie op één centrale locatie te verzamelen, waardoor informatieverlies wordt voorkomen. Een MIS heeft vier belangrijke functies.
Gegevensverzameling
Organisaties gebruiken een MIS om gegevens op te slaan. De MIS slaat de informatie op in een van de twee databasesystemen. De eerste soort database, de relationele database, slaat invoer op van gebruikers en koppelt die informatie vervolgens aan andere informatie in het hele systeem. De database plaatst die informatie vervolgens in grafieken of diagrammen zodat gebruikers gegevens kunnen vergelijken. Het tweede type database, de hiërarchische database, slaat gegevens op in de volgorde waarin deze is ontvangen, maar biedt geen vergelijkingstabellen voor de gebruiker.
Genereren van rapporten
Hoewel het MIS dient om gegevens op te slaan, gebruikt het ook die gegevens om rapporten te genereren. Gebruikers van het systeem bepalen de soorten rapporten, met specifieke sjablonen die beschikbaar zijn in het systeem voor verschillende soorten rapportage. Wanneer de gebruiker hierom vraagt, compileert het systeem het vereiste rapport, voegt het gegevens in de sjabloon in en drukt vervolgens het rapport af voor het bedrijf.
Toegankelijkheid en integratie
De MIS-functies met open toegang. Open toegang betekent dat de primaire MIS kan worden verbonden met of geïntegreerd met andere systemen binnen het bedrijf, waardoor wijzigingen in gegevens uit verschillende bronnen en vanaf meerdere locaties mogelijk zijn. Deze functie biedt twee belangrijke resultaten. Organisaties kunnen het systeem updaten om informatie te verstrekken in combinatie met beleidsregels en voorschriften, en het systeem kan worden onderhouden zonder professioneel onderhoudspersoneel te hoeven inschakelen.
schaalbaarheid
Een belangrijk kenmerk van een MIS is dat bedrijven een kleine versie van een systeem kunnen aanschaffen en vervolgens op een later tijdstip kunnen toevoegen als de financiën dit toelaten. Bedrijven kunnen meer gegevensfuncties en systeemfuncties toevoegen aan het oorspronkelijke systeem naarmate het bedrijf groeit. Hierdoor hoeft de bedrijfseigenaar om de paar jaar geen volledig nieuw systeem te kopen.
