Een aanhef is de begroeting in een brief. Dit is de manier waarop u de ontvanger adresseert en de toon zet voor de rest van de inhoud in het bericht. In zaken tegenwoordig, wordt de meeste correspondentie gedaan via e-mail. Post-post wordt echter nog steeds in sommige sectoren en met specifieke soorten zakelijke documenten gebruikt. In beide gevallen is het belangrijk om de juiste aanhef te gebruiken om de ontvanger van de brief respect te tonen en hem aan het begin van de communicatie te betrekken.
Tips
-
De juiste aanhef voor zakelijke brieven hangt af van de toon van het document, of het nu in print of e-mail staat en de aard van het bericht dat wordt afgeleverd.
Een begroeting met een zakelijke brief kiezen
Beslissen welke aanhef te gebruiken in uw zakelijke brief hangt van een aantal factoren af. Zoek eerst de aard van de kwestie die u bespreekt. Vereist het een formele of een informele toon? Het aanvragen van een baan bij een bedrijf is bijvoorbeeld een formele zakelijke transactie en vereist een zakelijke brief met een formele aanhef. Aan de andere kant is het niet nodig om een e-mail te sturen naar een e-mail voor een lunch. Evenzo kan het aanspreken van een klant met wie u nog niet eerder hebt gesproken een meer formele toon vereisen in vergelijking met het spreken met een partner waarmee u regelmatig zaken doet.
Een andere factor om te overwegen bij het kiezen van de aanhef die moet worden gebruikt, is de toon van het hele bericht. De aanhef is het eerste deel van de zakelijke brief die de ontvanger leest, dus deze zet in essentie de toon voor het hele bericht. Selecteer zorgvuldig uw aanhef op basis van de toon die u overal wilt overbrengen. Bovendien is de aanhef die u gebruikt afhankelijk van wat u weet en niet weet over de ontvanger. Of u de naam, het geslacht, het beroep en de inloggegevens van de persoon kent, speelt een rol bij het kiezen van de aanhef.
Gezien de indeling van de zakelijke brief
De aanhef die u gebruikt, kan ook afhankelijk zijn van het formaat van uw brief. Of u bijvoorbeeld uw bericht per post of e-mail verzendt, kan van invloed zijn op de begroeting die u kiest. Bovendien bepaalt het type brief ook de aanhef die u gebruikt. Een inleidende brief over een zakelijk voorstel die per post wordt verzonden, kan bijvoorbeeld een veel formelere begroeting bevatten dan een bedrijfsbrede memo die per e-mail naar een interne lijst wordt verzonden. U moet ook overwegen of u uw zakelijke brief aan één persoon of aan meerdere personen stuurt, omdat dit van invloed is op de begroeting die u kiest.
Ontvanger van de zakelijke brief
Voordat u met uw zakelijke brief begint, moet u weten aan wie u het bericht stuurt. Als u naar een persoon schrijft, is het belangrijk om zijn volledige naam met de juiste spelling te weten. Als de ontvanger een sekseneutrale naam heeft zoals Alex of Pat, kan het bellen van de organisatie en het vinden van het geslacht u in de toekomst mogelijk schaamte besparen. Als u niet op de hoogte bent van het geslacht van de persoon, kunt u het welkomstartikel in uw begroeting laten vallen.
Als uw zakelijke brief reageert op een bericht dat de ontvanger al heeft verzonden, let dan op hoe zij hun naam hebben ondertekend. Als hun volledige naam Cassandra is en ze hun letter "Cass" hebben ondertekend, ben je misschien geneigd haar aan te spreken als "Cass." Dit is afhankelijk van de aard van uw relatie en het document dat u schrijft. Verkort iemands naam niet zonder daarvoor eerst te zijn uitgenodigd.
Geslacht-specifieke titels gebruiken
In sommige gevallen kunt u ervoor kiezen om een genderspecifieke titel te gebruiken als onderdeel van uw begroeting. "Meneer" wordt gebruikt voor een man en gaat zijn achternaam voor - "Mr. Smith, "bijvoorbeeld. Gebruik voor een getrouwde vrouw "Mevrouw" voor de achternaam. Voor een ongehuwde vrouw kun je 'Miss' gebruiken. Als je naar een vrouw schrijft zonder haar burgerlijke staat te kennen, kun je 'Ms.' gebruiken, zoals in 'Ms. Smith'.
Voordat u besluit een genderspecifieke titel te gebruiken, moet u overwegen of uw taal inclusief is. Sommige mensen identificeren zich niet als mannelijk of vrouwelijk of identificeren zich als het andere geslacht. Als u niet weet of niet zeker bent van de situatie, kunt u ervoor kiezen om de genderspecifieke taal volledig in uw correspondentie weg te laten.
Formele begroeting
De meest gebruikelijke formele aanhef in het bedrijfsleven is "Beste". U kunt die aanhef op verschillende manieren gebruiken:
- Geachte heer Smith
- Beste John / Jane
- Geachte mevrouw / mevrouw smid
- Beste John Smith
Hoe u de naam van de ontvanger aanpakt, hangt af van de formaliteit van de zakelijke brief en uw relatie met haar. "Geachte" kan zowel in zakelijke als in zakelijke drukletters worden gebruikt, net zoals de aanhef "To". "Hallo" is een andere formele aanhef. Dit wordt echter meestal gebruikt in e-mail in plaats van per post.
Informele begroetingen
Minder formele begroetingen kunnen worden gebruikt in zakelijke omgevingen. Of ze al dan niet aanvaardbaar zijn, hangt echter af van de cultuur van de organisatie, de ontvanger van de brief en de aard van de boodschap.
In organisaties waar er geen formele hiërarchie is of kleine bedrijven die slechts een handvol werknemers hebben die elkaar goed kennen, is er misschien geen behoefte aan formele begroetingen. Over het algemeen is het in interne correspondentie met collega's of partners waarmee u bekend bent, acceptabel om "Hi John" of "Hey Jane" te gebruiken, vooral wanneer u communiceert via e-mail.
Houd er rekening mee dat, zelfs als de cultuur van de organisatie informeel is, er enkele gevallen kunnen zijn waarbij een formele aanhef vereist is, zoals wanneer u spreekt met een nieuwe klant of een andere belanghebbende of wanneer u solliciteert naar een baan.
Begroetingen voor een onbekende ontvanger
Soms weet u bij het schrijven van een zakelijke brief niet de naam van de ontvanger. Probeer in dit geval de organisatie van tevoren te bellen om erachter te komen wie mogelijk naar uw zakelijke brief kijkt en dienovereenkomstig uw opmerking te adresseren. U kunt ook de website van een bedrijf bekijken om te zien of u deze informatie kunt achterhalen. Als u de naam van de ontvanger niet kunt achterhalen, kunt u uw zakelijke brief met algemene begroetingen adresseren, zoals:
- geachte meneer of mevrouw
- Voor wie het aangaat
- Naar de inhurende manager
Aanwinsten voor meerdere ontvangers
Wanneer u te maken heeft met meerdere ontvangers van uw zakelijke brief, pas dan de aanhef aan om meerdere namen op te nemen, zoals het schrijven van "Beste Jane en John" of "Aan de heer en mevrouw Smith." Als er meer dan twee namen op de lijst staan, kunt u kies ervoor om de namen helemaal af te zien en gebruik een generieke begroeting zoals:
- Beste team
- Dag Allemaal
- Voor de afdeling Human Resources
- Beste Blue-Sky Corporation
Richtlijnen voor specifieke titels
Iemands beroep of opleiding kan van u verlangen dat u deze op een bepaalde manier in uw bedrijfsgroet beantwoordt, afhankelijk van de formaliteit van de brief. Over het algemeen geldt dit voor leden van de geestelijkheid, medische professionals, academici, militair personeel en verkozen functionarissen.
Als u bijvoorbeeld naar iemand schrijft die een medische graad heeft, gebruik dan "Dr." voor zijn achternaam, zoals in "Dr. Smith. "Wanneer je schrijft aan een professor, rechter, rabbijn, imam of predikant, schrijf dan de volledige titel voor zijn achternaam, zoals" Beste Pastor Smith. "Als je schrijft aan militairen, is het gepast om hun volledige rang te gebruiken en achternaam in de begroeting, zoals in "Beste luitenant-generaal Smith" of "Hallo kapitein Smith."
Opmaak van een aanhef binnen een zakelijke brief
Wanneer u uw brief opmaakt, kunt u na uw begroeting een dubbele punt of een komma toevoegen. De dubbele punt is de meer formele keuze, terwijl de komma wordt gebruikt voor informele correspondentie. De eerste alinea van uw brief begint na de aanhef op de volgende regel, bijvoorbeeld:
Beste John, Eerste paragraaf
