Zakelijke brieven worden vaak afgesloten met de opname van referentie-initialen. Deze initialen zijn bedoeld als referentie voor de schrijver van de brief, de ondertekenaar en de typist. Veel bedrijven vereisen het gebruik van referentie-initialen voor alle zakelijke brieven; anderen doen niet.
Plaatsing
Het laatste deel van een zakelijke brief is gewijd aan referentie-initialen. Deze initialen worden altijd onderaan een letter geplaatst, twee regels onder het handtekeningblok en uitgelijnd met de linkermarge. Er kunnen een of meer reeksen referentie-initialen zijn.
Details
Deze afkortingen worden gebruikt voor referentiedoeleinden, dus het begrijpen van de volgorde van de initialen is belangrijk voor de lezer van de brief; er kunnen één, twee of drie sets met initialen zijn. De ondertekenaar van de initialen van de letters wordt eerst geplaatst, in alle hoofdletters, gevolgd door een schuine streep (/) of een dubbele punt (:). Daarna worden de initialen van de schrijver geschreven, opnieuw in alle hoofdletters gevolgd door een schuine streep of dubbele punt. De initialen van de typist worden altijd als laatste geplaatst en moeten kleine letters zijn.
Doel
Referentie-initialen worden gebruikt als een manier om vast te leggen wie heeft ondertekend en een document heeft getypt. Deze initialen bieden een manier voor bedrijven om problemen met betrekking tot brieven die een bedrijf heeft verzonden, te onderzoeken. Als er een misverstand optreedt binnen een brief, kan de lezer ontdekken dat de persoon die de brief schrijft anders is dan de persoon die de brief heeft ondertekend; de schrijver heeft mogelijk belangrijke elementen gemist die de ondertekenaar van de brief in het document wilde.
Elementen van zakelijke brieven
Wanneer een bedrijf een zakelijke brief schrijft, bevat dit bepaalde standaardelementen. De meeste bedrijven schrijven zakelijke brieven op hun briefpapier. De typiste schrijft de datum, het adres van de geadresseerde en de aanhef. Hierna schrijft de typist het hoofdgedeelte van de brief, de afsluiting en bevat een handtekeningblok; referentie-initialen worden beschouwd als onderdeel van het handtekeningblok. Andere elementen die vaak in zakelijke brieven zijn opgenomen, zijn een referentielijn, waarin het doel van de brief wordt vermeld, of waar het om gaat, of een attentielijn die ervoor zorgt dat het document de juiste persoon bereikt.
