Wanneer u een voicemail achterlaat, is het belangrijk om uzelf professioneel te vertegenwoordigen. Als u serieus genomen wilt worden, moet u weten hoe u een bericht correct kunt achterlaten, wat u moet zeggen en hoe u uw bericht kunt beëindigen.
Hoe een voicemail achter te laten
Waarschijnlijk laat u een bericht achter met het verzoek om terug te bellen, dus de manier waarop u uzelf aan de telefoon presenteert, heeft invloed op de kans dat de persoon terugbelt. Zorg ervoor dat je weet wat je gaat zeggen voordat je zelfs maar belt. Begin door uw naam en de naam van uw bedrijf of het bedrijf waarvan u belt te zeggen. Zorg ervoor dat u uw telefoonnummer tweemaal opgeeft, zodat de ontvanger voldoende tijd heeft om het nummer te noteren.
Als u een unieke naam heeft, moet u deze spellen als u uw telefoonnummer de eerste keer geeft. Zelfs als je nerveus bent, praat langzaam alsof je de informatie wegschrijft. Snel praten kan de persoon die u probeert te contacteren in verwarring brengen. Een voicemail mag niet langer zijn dan 30 tot 45 seconden. Ga direct naar het punt van je telefoontje.
Oefen professionaliteit terwijl u een telefonisch bericht beëindigt
Hoewel het goed is om op het puntje van een telefoonbericht te komen, wil je nooit alleen je naam en nummer zeggen en de persoon laten terugbellen. Er moet meer informatie zijn. U moet op een beknopte manier beschrijven waarom u belt. Nadat u uw gegevens hebt achtergelaten, kunt u de persoon vertellen hoe laat u beschikbaar zult zijn, maar laat hem ook weten dat hij naar eigen goeddunken kan bellen.
Laat uw nummer aan het einde van het bericht achter, vraag om een telefoontje maar vermeld ook dat u het morgen opnieuw zult proberen. Niets toont meer toewijding dan opnieuw proberen.
Sluit altijd met waardering zoals dankjewel zeggen. Een andere manier om het gesprek te beëindigen, is hem te vertellen dat je weet dat hij het druk heeft, maar dat je het wel op prijs zou stellen als je terugbelt. Welke manier u ook kiest om uw voicemail te beëindigen, zorg ervoor dat u glimlacht terwijl u het zegt. Een mond die fronst heeft een ander geluid dan een lachende mond. Mensen kunnen voelen of iemand gelukkig is en glimlachen op de andere regel, dus lach als je een verhoogde kans op terugbellen wilt.
Een voicemail-begroeting beëindigen
Terwijl u uw voicemail-begroeting voor uw op kantoor gesloten voicemailbericht instelt, vermijd over-gespeelde zinnen zoals 'Uw oproep is belangrijk voor mij'. Begin uw begroeting door u te verontschuldigen dat u hun oproep hebt gemist, een geschat tijdsbestek te geven wanneer bellers een terugroepactie mogen verwachten en alles wat belangrijk voor hen is om te weten. Houd uw begroeting kort en to the point, zodat uw bellers sneller een bericht achterlaten. De gemiddelde begroeting moet ongeveer 25 seconden zijn.
Een voorbeeld van een voicemail-begroeting kan zijn: "Hallo, je hebt bereikt (bedrijfsnaam). Het spijt me dat ik je oproep heb gemist. Laat je naam en het beste telefoonnummer achter op wie je bereikbaar bent. Ik bel je binnen 24 uur bedankt."
